Arbeitsaufzeichnungen während der Corona-Kurzarbeit

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Unser Update der wichtigsten Punkte zur Zeitaufzeichnungen der Corona-Kurzarbeit

Allgemein

  • Arbeitsaufzeichnungen sind auch während der Kurzarbeit unbedingt sorgfältig, korrekt und lückenlos zu führen.
  • Bitte führen Sie die Arbeitsaufzeichnungen genau, auch wenn keine Arbeitsleistung erfolgt.
  • Falsche Arbeitszeitaufzeichnungen können zu Rückzahlungen von Förderungen und zu Strafen wegen Förderungsmissbrauchs führen.
  • Die Arbeitszeitaufzeichnungen sind 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die gesamte Förderung ausbezahlt wurde, aufzubewahren. Das AMS kann die Arbeitszeitaufzeichnungen jederzeit prüfen.
  • Die Arbeitszeitaufzeichnungen sind für alle von der Kurzarbeit umfassten Mitarbeitern zu führen.

D.h., auch Geschäftsführer oder leitende Angestellte, die nach dem Arbeitszeitgesetz (AZG) von der Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen ausgenommen sind, haben Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen; andernfalls wird keine Förderung (Kurzarbeitsbeihilfe) für sie ausbezahlt.

Erfassen Allgemeiner Daten

Bitte beachten Sie bei Führung der Arbeitsaufzeichnungen insbesondere die folgenden Punkte (Das AMS will in den nächsten Tagen ein Abrechnungstool für die Kurzarbeitsbeihilfe vorlegen. Unsere Informationen umfassen unseren Wissensstand zum 15.4.2020. Falls sich durch das Abrechnungstool Änderungen ergeben, halten wir sie am Laufenden):

  • Erfassung der Normalarbeitszeit (NAZ) vor Kurzarbeit (KUA) in Stunden/Woche

Beispiel: 40 Stunden

  • Erfassung der NAZ vor KUA für jeden Tag mit Beginn („von“) und Ende („bis“) unter Berücksichtigung der Pausen

Beispiel: Montag bis Freitag: 8:00 bis 12:30 und 13:00 bis 16:30

  • Erfassung der NAZ während der KUA in % der NAZ vor KUA

Beispiel:     Reduktion von 40 Stunden NAZ pro Woche vor KUA auf 10%

Kurzarbeit %: 10%

  • Erfassung der Ausfallsstunden lt AMS-Antrag für den gesamten KUA-Zeitraum

Beispiel:     Reduktion von 40 Stunden NAZ pro Woche vor KUA auf 10% während 13 Wochen KUA

40 Stunden * 90% * 13 Wochen = 468 Stunden

  • Erfassung der tatsächlichen Arbeitsstunden mit Angabe des Beginns („von“) und Endes („bis“) unter Berücksichtigung der Pausen

Beispiel: Mittwoch, 1.4.2020: 8:00 bis 12:00

Erfassung bezahlter Abwesenheiten

Zu unterscheiden sind

  • bezahlte Abwesenheitsstunden, welche auf Basis der verkürzten NAZ während der KUA die AMS-Förderungen kürzen, und
  • bezahlte Abwesenheitsstunden, welche auf Basis der NAZ vor KUA die AMS-Förderungen kürzen

Erfassung der Urlaubs- und Zeitausgleichsstunden mit NAZ vor KUA

  • Diese werden zu 100% von Ihnen als Arbeitgeber entlohnt.
  • ACHTUNG: Ausfalltage, die von Urlaubstagen unmittelbar umschlossen sind, werden nach Ansicht des AMS nicht gefördert.
    • Beispiel: Demnach werden etwa bei einer dreiwöchigen Betriebsschließung, bei der nach dem Plan des Unternehmens jeweils der Mittwoch ein Ausfalltag sein soll, die übrigen Tage aber Urlaubstage sein sollen, die Mittwoche nicht als Ausfalltage anerkannt.
  • Erfassung der Feiertagsstunden, Pflegefreistellungen und sonstigen Abwesenheiten mit NAZ vor KUA
  • Die Entlohnung erfolgt gem. NAZ während der KUA, für die Kurzarbeitsbeihilfe wird die NAZ vor KUA berücksichtigt.
  • Erfassung der Krankenstunden und COVID-19-bedingten Dienstverhinderungen (zB Geschäftsschließungen) mit NAZ während KUA
  • Übertrag der offenen Ausfallsstunden in den nächsten Monat
  • WICHTIG ist auch, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen pro Monat, vom Dienstnehmer mit seiner Unterschrift bestätigt werden.

Warum die Aufzeichnungen so wichtig sind

  • Diese Arbeitszeitaufzeichnungen sind die Grundlage, damit wir die genauen Ausfallsstunden pro Monat errechnen können, um diese beim AMS für die Auszahlung der Kurzarbeitsbeihilfe an Sie einzureichen.
  • Diese für Förderzwecke geführten Arbeitszeitaufzeichnungen können zugleich als Erfüllung der arbeitsrechtlichen Aufzeichnungspflicht (§ 26 AZG) gesehen werden.

Wir bitten Sie, uns die Arbeitsaufzeichnungen für den März 2020 so bald wie möglich zukommen zu lassen, damit wir ehest möglich mit der Berechnung und Ausarbeitung beginnen können: Die erste Einreichung der Ausfallsstunden ist nach aktueller Rechtslage bis zum 28. April 2020 an das AMS zu übermitteln.

Bei Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Wir, das Personalmanagement Team von KPS, übermitteln Ihnen gerne eine Vorlage für eine lückenlose Führung der Arbeitsaufzeichnungen während der Kurzarbeit. Bitte kontaktieren Sie Ihren Betreuer.

Alle aktuellen Informationen rund um COVID-19 finden Sie in unserem Corona-Infopoint.

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