Wir haben für Sie die wichtigsten Regeln und Fristen zusammengestellt, um Sanktionen zu vermeiden!
„Zweck der Aufbewahrung von Belegen ist, die verlässliche Prüfung der Richtigkeit von Buchungen im Interesse der Abgabenerhebung zu ermöglichen (Urteil Verwaltungsgerichtshof aus dem Jahr 1986).“
Grundregel: 7 Jahre Aufbewahrungspflicht bei Unternehmern
Für Steuerpflichtige, die Bücher und Aufzeichnungen führen, besteht nach der Bundesabgabenordnung (§ 132 Abs 1 BAO) eine siebenjährige Aufbewahrungspflicht.
Vorsicht!! Diese gilt auch dann, wenn zwischenzeitig eine Betriebsprüfung stattgefunden hat.
Ab wann beginnt diese Frist zu laufen?
Die Frist startet mit Schluss des Kalenderjahres, für das die Verbuchung vorgenommen wurde und auf das sich der dazugehörige Beleg bezieht.
Beispiel: Wirtschaftsjahr 01.01.2018-31.12.2018; Aufbewahrungsfrist endet mit Ende des Jahres 2025
Bei abweichenden Wirtschaftsjahren läuft die Frist ab dem Schluss des Kalenderjahres in dem das Wirtschaftsjahr endet.
Beispiel: Wirtschaftsjahr 01.04.2017-31.03.2018; Aufbewahrungsfrist endet mit Ende des Jahres 2025
Für welche Unterlagen muss eine andere Frist beachtet werden?
- Die Unterlagen müssen länger als sieben Jahre aufbewahrt werden, wenn sie für ein anhängiges Verfahren bedeutend sind (Abgabenverfahren: Beschwerde, Betriebsprüfung oder gerichtliches/behördliches Verfahren) und zwar solange, bis das Verfahren abgeschlossen wurde.
- Bei Aufzeichnungen und Unterlagen betreffend Grundstücke besteht eine Aufbewahrungsfrist von 22 Jahren. Die gesetzliche Grundlage findet sich im Umsatzsteuerrecht (§ 18 Abs 10 UStG) und hat den Hintergrund, dass für mögliche Vorsteuerberichtigungen die Unterlagen vorhanden sein sollen.
- Bei Unterlagen im Zusammenhang mit elektronisch erbrachten Dienstleistungen, die dem Mini-One-Stop-Shop (Moss) unterliegen, gilt die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
Welche Geschäftspapiere zählen zu den betroffenen aufzubewahrenden Belegen?
Unter die Aufbewahrungsfrist fallen insbesondere:
- Bücher und Aufzeichnungen,
- Belege (Rechnungen, Bankbelege, Bankauszüge, Frachtbriefe, Abrechnungen, …),
- Geschäftspapiere (Schrift- und E-Mailverkehr),
- Monats- und Jahresbelege aus der Registrierkasse, Datenerfassungsprotokolle, Startbeleg,
- Inventurlisten,
- Unterlagen für Anlagenkäufe,
- Lohnverrechnungsunterlagen (Zeitaufzeichnungen, Urlaubsaufzeichnungen, Reisekostenabrechnungen..)
- Achtung: Für Kurzarbeit gilt eine Aufbewahrungsfrist für die Zeitaufzeichnungen von 10 Jahren!
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind.
Können die Unterlagen auch elektronisch aufbewahrt werden?
Die elektronische Archivierung ist zulässig. Allerdings sind einige Voraussetzungen zu beachten.
Laut Abgabenrecht muss die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftsgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein. Bei bereits elektronisch übermittelten Belegen entfällt die urschriftsgetreue Wiedergabe.
Urschriftsgetreu bedeutet, dass alle beschriebenen und bedruckten Seiten der Belege gescannt und abgelegt werden müssen. Hierbei ist auch auf die farbgetreue Wiedergabe und Lesbarkeit zu achten.
Außerdem ist für die elektronische Ablage wichtig, dass ein Löschen oder Ändern der archivierten Dateien nicht möglich ist. Hierfür sind gesonderte technische Anforderungen notwendig. Die Einsicht muss auf eigene Kosten, mittels zur Verfügung gestellten Hilfsmitteln innerhalb einer angemessenen Frist erfolgen.
Wann sind Originale unerlässlich?
Bei einigen Dokumenten müssen die Originale aufbewahrt werden und es reicht nicht diese nur elektronisch abzulegen. Dies gilt insbesondere bei
- Belegen zum Nachweis einer steuerfreien Ausfuhr oder
- Rechnungen mit ausländischer Vorsteuer.
Was ist sonst noch zu beachten?
Verträge (zB Arbeits-, Miet-, Darlehens-, Leasingverträge) und andere Unterlagen, die einer zivilrechtlichen Beweisführung dienen können, sind jedenfalls über die abgabenrechtliche Aufbewahrungsfrist aufzubewahren.
Welche Regelung gilt für Privatpersonen?
Die gute Nachricht vorweg: Die lange siebenjährige Frist gilt für Steuerpflichtige, die „Bücher“ und „Aufzeichnungen“ führen müssen, aber nicht für Private!
Für die Aufbewahrung der Belege betreffend Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen gibt es keine gesicherte Rechtslage. In der Literatur wird von einem „überschaubaren Zeitraum“ gesprochen; gemeint ist damit ein Jahr ab Rechtskraft des Einkommensteuerbescheides.
Wir empfehlen die Orientierung an der Frist für die Einreichung der Arbeitnehmerveranlagungen. Der Antrag kann bis zum Ablauf des fünften Jahres nach Ende des Veranlagungszeitraumes gestellt werden.
Sanktionen bei Nichtaufbewahrung der Unterlagen
- Bei Vorsatz: Finanzordnungswidrigkeit nach § 51 Abs 1 lit c oder lit d Finanzstrafgesetz (Geldstrafe bis zu € 5.000,00);
- Bei Nichtaufbewahrung der Unterlagen oder Aufzeichnungen, sowie deren dazugehöriger Belege kann sich eine Schätzbefugnis der Abgabenbehörde ergeben.
Gerne steht Ihnen unser Team Rechnungswesen im Rahmen eines persönlichen Gespräches oder telefonisch für Ihre Fragen zur Verfügung. Vereinbaren Sie hier einen Termin für ein Beratungsgespräch mit uns!
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