Steuertipps für
Dienstgeber 2024
Das KPS Personalmanagement-Team freut sich auf Ihre Fragen rund um die Steuertipps.
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Sie finden in unseren Beiträgen aktuelle Informationen, wichtige Fristen und einen Ausblick auf die wesentlichen Neuerungen für 2024 und 2025. Das KPS Personalmanagement-Team unter der Leitung von Mag. Stefan Prokopp und Teamleiterin Michaela Gausterer freut sich auf Ihre Fragen rund um die Steuertipps für Dienstgeber.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Alle Bezeichnungen gelten für alle Geschlechter.
Die Steuertipps für Dienstgeber im Überblick
Wenn Sie mit Ihren Mitarbeitern eine gemeinsame Weihnachtsfeier abhalten, kann der Steuerfreibetrag für Betriebsveranstaltungen in Höhe von EUR 365 pro Mitarbeiter und Jahr in Anspruch genommen werden. Innerhalb dieser Grenze ist die Teilnahme an einer Feier lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.
Denken Sie bei der betrieblichen Weihnachtsfeier daran, dass auch alle sonstigen Betriebsveranstaltungen des Jahres einzurechnen sind.
Geschenke an Ihre Mitarbeiter sind bis zu einem Freibetrag von EUR 186 pro Mitarbeiter und pro Jahr lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, sofern es sich dabei um Sachzuwendungen (Waren, Dienstleistungen, Gutscheine und Geschenkmünzen) handelt.
Geldgeschenke an Mitarbeiter sind immer steuerpflichtig.
KPS-Tipp: Gutscheine gelten als Sachzuwendungen und eignen sich somit ideal als Weihnachtsgeschenk für Ihre Mitarbeiter.
Geschenke an Mitarbeiter unterliegen grundsätzlich der Umsatzsteuerpflicht, wenn sie über kleine Aufmerksamkeiten hinausgehen und wenn Sie als Unternehmer, dafür der Vorsteuerabzug geltend machen können.
Gutscheine und Geschenkmünzen lösen keine Umsatzsteuerpflicht aus, da hier beim Kauf auch kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann.
Wenn Sie noch nach Ideen für steueroptimale Benefits Ihrer Mitarbeiter suchen, finden Sie hier unser Factsheet.
Sonderzahlungen werden
– bis zu einem Sechstel der laufenden Gehälter und
– bis zu einem Betrag von EUR 25.000
– mit 6% Lohnsteuer begünstigt besteuert.
Oftmals wird das Jahressechstel durch Urlaubs- und Weihnachtsgeld nicht zur Gänze ausgenutzt. Das kann sich ergeben, wenn neben den regelmäßigen Monatsbezügen noch andere Bezüge wie etwa
– Überstundenvergütungen,
– Nachtarbeitszuschläge,
– Schmutz-, Erschwernis- und Gefahrenzulagen
an die Dienstnehmer ausgezahlt werden oder Sachbezüge (z.B. PKW) nur 12-mal jährlich verrechnet werden.
Hier kann durch Auszahlung einer zusätzlichen Prämie in Höhe des restlichen Jahressechstels, die begünstigte Besteuerung voll ausgenutzt werden.
Mit der Lohnverrechnung Dezember 2024 besteht die letzte Chance für die Auszahlung solch einer Prämie, um diese Begünstigung optimal auszunutzen. Gesetzlich können Rollungen noch bis zum 15.02. des Folgejahres gemacht werden.
Unser Personalmanagement-Team unterstützt Sie gerne bei der Berechnung.
Mitarbeiterrabatte, die allen oder bestimmten Gruppen von Mitarbeitern gewährt werden, sind steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn
– der Mitarbeiterrabatt im Einzelfall 20% nicht übersteigt oder
– bei Übersteigen von 20% ein Freibetrag von EUR 1.000 pro Jahr und Mitarbeiter nicht überschritten wird.
Sollten Sie Rabatte über 20% an Ihre Mitarbeiter gewähren, können im Dezember gegebenenfalls noch weitere begünstigte Waren oder Dienstleistungen angeboten werden, um den Freibetrag von EUR 1.000 pro Mitarbeiter voll auszunutzen.
Begünstigt sind nur Rabatte auf Waren und Dienstleistungen, die der Arbeitgeber in seinem Unternehmen gewöhnlich anbietet. Kauft der Unternehmer Waren oder Dienstleistungen extra zu, um sie vergünstigt an seine Mitarbeiter weiterzugeben, liegt ein Vorteil aus dem Dienstverhältnis vor, der nicht unter diese Begünstigung fällt.
Bei der Regelung zu den Mitarbeiterrabatten sind Lohnsteuer, Sozialversicherung, Lohnabgaben und Umsatzsteuer aufeinander abgestimmt. Das bedeutet, dass ein Rabatt, der von der Lohnsteuer befreit ist, auch in der Sozialversicherung, in der Umsatzsteuer und bei den Lohnabgaben befreit ist.
Achtung: Das Über- und Unterschreiten der 20%igen Freigrenze und des Freibetrages sind vom Dienstgeber zu überprüfen und zu dokumentieren.
Sie können als Arbeitgeber Ihrem Arbeitnehmer ein lohnsteuer- und sozialversicherungsfreies „Öffi-Ticket“ zur Verfügung stellen.
Wesentliche Voraussetzung ist, dass das Ticket am Arbeits- und/oder am Dienstort gilt. Es entfällt somit die Beschränkung der Gültigkeit auf den Arbeitsweg.
Die Voraussetzung für die Befreiung von Lohnsteuer und Sozialversicherung ist, dass das Ticket nicht ein bisher gezahltes Gehalt oder eine übliche Gehaltserhöhung ersetzt. Jeder neue Kauf eines Tickets muss der Lohnverrechnung mitgeteilt werden, da dies am Jahreslohnzettel angeführt werden muss. Bei einem Austritt muss geklärt werden, ob hier ein Sachbezug fällig ist, oder der Dienstnehmer die Kosten übernimmt.
Durch das Abgabenänderungsgesetz 2022 wurde eine Kombination der Pendlerpauschale mit dem Jobticket ermöglicht. Stellt der Dienstgeber ein Jobticket zur Verfügung, so hat der Dienstnehmer trotzdem Anspruch auf eine Pendlerpauschale. Die Pendlerpauschale, welche dem Dienstnehmer zusteht, wird lediglich durch den Wert des Tickets verringert.
Die Homeoffice-Pauschale beträgt maximal EUR 3 pro Homeoffice-Tag, wobei der Arbeitgeber nicht mehr als 100 Tage pro Kalenderjahr berücksichtigen kann.
Die höchste nicht steuerbare Homeoffice-Pauschale beträgt daher EUR 300 pro Jahr.
Es handelt sich dabei um einen durch den Arbeitgeber geleisteten Ersatz, der keinen steuerbaren Arbeitslohn darstellt. Es fallen auch keine Lohnnebenkosten an.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Anzahl der Homeoffice-Tage, die ein Arbeitnehmer leistet, am Lohnkonto und am Lohnzettel zu erfassen, unabhängig davon, ob eine Homeoffice-Pauschale ausbezahlt wird oder nicht.
Nähere Informationen finden Sie hier.
Der Sachbezug für die Privatnutzung von Firmenfahrzeugen beträgt 2% der Anschaffungskosten pro Monat (maximal EUR 960 pro Monat).
Bei Autos mit geringem CO2-Ausstoß kann ein verminderter Sachbezugswert von 1,5% (maximal EUR 720) angesetzt werden.
Der CO2-Ausstoß-Grenzwert für ab dem 31.März 2020 angeschaffte Neufahrzeuge beträgt 141 g/km. Dieser Wert verringert sich beginnend ab 2021 jährlich um 3 Gramm bis zum Kalenderjahr 2025.
Für im Jahr 2024 angeschaffte Fahrzeuge liegt der Grenzwert bei 129 g/km. Ab 2025 liegt der Grenzwert bei 126 g/km.
KPS-Tipp: Für reine Elektrofahrzeuge mit CO2-Ausstoß von 0 g/km entfällt der Sachbezug komplett. Weitere Vorteile von E-KFZ finden Sie hier.
Für Dienstwohnungen gilt folgende Erleichterung und Befreiung vom Sachbezug, wenn die Unterkunft
– arbeitsplatznah ist und
– nicht den Mittelpunkt der Lebensinteressen des Dienstnehmers darstellt.
Dienstwohnungen mit weniger als 30 m² sind vom Sachbezug befreit. Hat die Dienstwohnung zwischen 30 m² und 40 m² und wird sie maximal 12 Monate durchgehend vom selben Dienstgeber zur Verfügung gestellt, kann der Sachbezug um 35% reduziert werden.
Ab 2025 ergeben sich folgende Änderungen für Dienstwohnungen (arbeitsplatznahe Unterkunft):
– Allgemeinflächen werden nur mehr aliquotiert und nicht mehr jedem Dienstnehmer voll zugerechnet
– Künftig sind Dienstwohnungen bis 35 m² vom Sachbezug befreit
– Der 35% Abschlag bei maximaler, durchgehender Nutzung von 12 Monaten wird auf Dienstwohnungen zwischen 35 m² – 45 m² erhöht.
Die unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Kapitalbeteiligungen am Unternehmen sind, bei Erfüllung bestimmter Voraussetzungen, bis zu einem Betrag von EUR 3.000 pro Mitarbeiter und Jahr lohnsteuerfrei. Sozialversicherungsbeiträge und Lohnnebenkosten sind hierfür abzuführen.
Damit endgültige Steuerfreiheit erlangt wird, muss die Mitarbeiterbeteiligung jedoch länger als fünf Jahre gehalten werden. Die Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres zu laufen, in dem die Beteiligung erworben wurde. Dieser Vorteil muss allen Dienstnehmern oder einer bestimmten Gruppe zukommen.
Die Steuerbefreiung gilt nicht für Anteile an Personengesellschaften (OG oder KG). Begünstigte Beteiligungsformen sind zum Beispiel Aktien, GmbH-Anteile oder echte stille Beteiligungen.
NEU: Start-up-Mitarbeiterbeteiligung (seit 1.1.2024)
Grundsätzlich sind Mitarbeiterbeteiligungen bereits bei der Gewährung als Sachbezug (geldwerter Vorteil) steuerpflichtig. Im Rahmen des Start-up-Förderungsgesetz kann die Versteuerung dieses Sachbezugs auf jenen Zeitpunkt verschoben werden, in dem die Mitarbeiterbeteiligung (zum Beispiel) veräußert wird.
Dabei unterliegt auch der Veräußerungserlös zusätzlich einer begünstigten Besteuerung:
– 75% des Vorteils werden mit 27,5% besteuert,
– die restlichen 25% zum laufenden Tarif.
Diese Begünstigung gilt nicht nur für Anteile an Flexiblen Kapitalgesellschaften, sondern auch für GmbH-Anteile.
Als Start-up gilt nicht nur ein neu gegründetes Unternehmen, sondern das Unternehmen darf nicht älter als 10 Jahre sein.
Das Start-up-Förderungsgesetz enthält einige Voraussetzungen für die Steuerbegünstigung. Vor Umsetzung ist daher eine Prüfung der Anwendbarkeit im Einzelfall vorzunehmen.
Mitarbeitergewinnbeteiligung
Seit 01.01.2022 können Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern zusätzlich zum Lohn bzw. Gehalt eine Gewinnbeteiligung von EUR 3.000 im Kalenderjahr lohnsteuerfrei auszahlen. Sozialversicherungsbeiträge und Lohnnebenkosten fallen für die Mitarbeitergewinnbeteiligung jedoch trotzdem an.
Weiters muss die Gewinnbeteiligung an Mitarbeitergruppen mit objektiven, nachvollziehbaren Kriterien erfolgen und darf nicht anstelle von bisher gezahltem Arbeitslohn treten.
Abgabenfreie Mitarbeiterprämie
Im Kalenderjahr 2024 ist es unter bestimmten Voraussetzungen möglich, Mitarbeiterprämien bis zur Höhe von
EUR 3.000 pro Arbeitnehmer abgabenfrei zu gewähren. Die Befreiung gilt für alle Lohnabgaben (Lohnsteuer, Sozialversicherung, betriebliche Vorsorge, DB, DZ, KommSt). Weiters ist für die Auszahlung einer Mitarbeiterprämie kein Gewinn erforderlich.
Von der politischen Intention her handelt es sich um eine Nachfolgeregelung der „Teuerungsprämie“ (2022 und 2023), allerdings unter formal sehr erschwerten Bedingungen:
Die Regelung gilt nur für „Mitarbeiterprämien“, die in einer der folgenden lohngestaltenden Vorschriften vorgesehen sind:
1. im Kollektivvertrag, oder
2. in einer Betriebsvereinbarung (zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat), wenn
a. diese auf Grundlage einer ausdrücklichen kollektivvertraglichen Ermächtigung abgeschlossen wird oder
b. in der betreffenden Branche kein kollektivvertragsfähiger Arbeitgeberverband existiert (in der Praxis betrifft das z.B. viele Vereine) und die Betriebsvereinbarung von der zuständigen Gewerkschaft mitunterfertigt wird oder
3. in betriebsratslosen Betrieben: in einer vertraglichen Vereinbarung für alle Arbeitnehmer, wenn es eine kollektivvertragliche Ermächtigung für eine Betriebsvereinbarung gibt oder es sich um eine Branche handelt, in der kein kollektivvertragsfähiger Arbeitgeberverband existiert.
Für beide Varianten empfehlen wir im Hinblick auf eine etwaige Lohnabgabenprüfung die Schriftform.
Wenn Sie für Ihre Dienstnehmer (alle Arbeitnehmer oder bestimmte Gruppen) Lebens-, Kranken- oder Unfallversicherungen abschließen, so ist die Bezahlung der Prämien bis zu EUR 300 pro Jahr und Dienstnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei.
Achtung: Wenn die Zahlungen aus einer Bezugsumwandlung stammen und die ASVG – Höchstbeitragsgrundlage noch nicht überschritten ist, besteht dafür Sozialversicherungspflicht.
Bis zum Jahresende kann der gesamte Freibetrag noch ausgeschöpft werden.
Zahlt der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer zusätzliche Beiträge in eine Pensionskasse ein, profitieren hiervon, in steuerlicher Hinsicht, beide Beteiligten. Denn Pensionskassenbeiträge können bis zu 10% der jährlichen Lohn- und Gehaltssumme der Anwartschaftsberechtigten als Betriebsausgabe steuerlich geltend gemacht werden.
Für die Zahlungen der zusätzlichen Pensionskassenbeiträge fallen keine Lohnnebenkosten an. Pensionskassenbeiträge des Arbeitsgebers sind von der Lohnsteuer und der Sozialversicherungspflicht befreit. Das bedeutet, dass die Beiträge dem Arbeitnehmer in voller Höhe zugutekommen.
Wenn Sie als Arbeitgeber einen Zuschuss zu den Kinderbetreuungskosten Ihrer Dienstnehmer leisten, unterliegt dieser Zuschuss unter folgenden Voraussetzungen weder der Lohnsteuer noch der Sozialversicherung:
– Der Zuschuss wird allen oder bestimmten Gruppen Ihrer Dienstnehmer gewährt.
– Die Kinder Ihrer Dienstnehmer haben zu Beginn des Kalenderjahrs das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet und es besteht Anspruch auf den Kinderabsetzbetrag für mehr als 6 Monate im Kalenderjahr.
– Der Zuschuss beträgt max. EUR 2.000 pro Jahr und Kind.
– Der Zuschuss wird nicht an den Dienstnehmer, sondern direkt an die Einrichtung zur Kinderbetreuung (z.B. Kindergarten), die pädagogisch qualifizierte Betreuungsperson oder in Form eines Gutscheins einer Kinderbetreuungseinrichtung geleistet.
Verstirbt ein Arbeitnehmer oder dessen (Ehe-)Partner oder Kind, sind Zuwendungen seitens des Arbeitgebers für Begräbniskosten steuerfrei.
Im Fall der Arbeitsunfähigkeit eines Arbeitnehmers bekommen Arbeitgeber, die regelmäßig weniger als 51 Dienstnehmer beschäftigen, einen Zuschuss von der Allgemeinen Unfallversicherungsanstalt (AUVA) zu den weiter anfallenden Entgelten.
Anspruch auf Zuschuss besteht bei
– unfallbedingtem Krankenstand ab dem 4. Tag und
– bei sonstigen Krankenständen ab dem 11. Tag des Krankenstandes
Der Zuschuss beträgt 50% des tatsächlich fortgezahlten Entgelts und wird für die Dauer von maximal 42 Kalendertagen (sechs Wochen) pro Kalenderjahr gewährt.
Kleinunternehmen bekommen 75% des fortgezahlten Entgeltes erstattet. Als Kleinunternehmen gelten jene Betriebe, die (im Jahresdurchschnitt) nicht mehr als zehn Dienstnehmer beschäftigt haben.
Ein Antrag auf Zuschuss kann bis zu drei Jahre nach Beginn der Entgeltfortzahlung gestellt werden.
KPS-Tipp: Das Jahresende bietet eine gute Gelegenheit, um etwaige Ansprüche zu überprüfen. Wir helfen Ihnen gerne bei der Antragstellung.