Arbeit im Homeoffice ist weiterhin Vereinbarungssache zwischen Dienstnehmer und Dienstgeber. Wir empfehlen, Homeoffice-Vereinbarungen schriftlich abzuschließen.
Welche Räumlichkeiten sind in der Regelung umfasst
Die Homeoffice-Regelung umfasst:
- Die private Wohnung des Arbeitnehmers (Hauptwohnsitz und Nebenwohnsitz) und
- Die Wohnung des Ehepartners, Lebensgefährten oder von nahen Angehörigen.
Nicht unter diese Regelung und somit nicht unter die arbeitsrechtlichen Bestimmungen und die abgabenrechtlichen Begünstigungen fallen:
- Öffentliche Flächen wie Parkanalagen, Restaurants, Kaffeehäuser, Heurigen und Vereinslokale.
- Daher gelten für mobiles Arbeiten außerhalb von Wohnungen weder die arbeitsrechtlichen Bestimmungen noch die abgabenrechtlichen Begünstigungen.
Wichtig: Arbeitsinspektorate haben keinen Zutritt zu privaten Wohnbereichen.
Vereinbarung und Auflösung von Homeoffice-Regelungen
Homeoffice-Vereinbarungen können bei Vorliegen eines wichtigen Grundes unter Einhaltung einer Frist von einem Monat zum Letzten des Kalendermonats gelöst werden. Ebenso kann eine Homeoffice-Vereinbarung, wie bisher, eine Befristung und Kündigungsregelungen beinhalten.
Bei Arbeitsunfällen sollen Beschäftigte auch im Homeoffice unfallversichert sein, so wie dies schon derzeit aufgrund der für die Corona Krise geltenden Sonderregelung vorgesehen ist. Die in der Praxis oft schwierige Abgrenzung zwischen Arbeits- und Freizeitunfällen wird weiterhin unklar bleiben.
Digitale Arbeitsmittel – wer stellt Sie zur Verfügung
Digitale Arbeitsmittel (z.B. Laptop, Drucker und Handy) sind generell vom Arbeitgeber bereitzustellen. Dies stellt keinen abgabepflichtigen Sachbezug dar.
Es kann abweichend davon vereinbart werden, dass digitale Arbeitsmittel vom Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt werden und der Arbeitgeber dafür einen angemessenen Kostenersatz leistet. Die Höhe des Kostenersatzes ist Vereinbarungssache und kann auch pauschal erfolgen. Beispielsweise kann ein Ersatz in Höhe der abgabenfreien Homeoffice-Pauschale vereinbart werden (vgl. unten).
Abgabenfreie Homeoffice-Pauschale
Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer für Zeiträume ab 01.01.2021 eine abgabenfreie Homeoffice- Pauschale bis zu EUR 3,00 täglich für maximal 100 Homeoffice-Tage im Kalenderjahr bezahlen.
Als Homeoffice-Tage gelten nur Tage, an denen die berufliche Tätigkeit ausschließlich in der Wohnung ausgeübt wird. Die Befreiung gilt bezüglich aller Lohnabgaben (Lohnsteuer, Sozialversicherung, betriebliche Vorsorge, Dienstgeberbeitrag, Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag, Kommunalsteuer).
Im Bereich der Lohnpfändung gibt es hingegen keine Befreiung.
Arbeitnehmerveranlagung (Werbungskosten), welche Kosten sind abzugsfähig
Zahlt der Arbeitgeber pro Homeoffice-Tag weniger als EUR 3, kann der Arbeitnehmer die Differenz in der Arbeitnehmerveranlagung steuerlich geltend machen.
Unabhängig davon können Arbeitnehmer in der Arbeitnehmerveranlagung außerdem bis zu EUR 300 pro Kalenderjahr an belegmäßig nachgewiesenen Kosten für ergonomisch geeignete Arbeitsmöbel (z.B. Arbeitstisch, Drehstuhl, Schreibtischlampe und andere eindeutig zur Verbesserung des ergonomischen Arbeitens dienende Gegenstände) geltend machen, wenn sie
• über kein steuerlich abzugsfähiges Arbeitszimmer verfügen und
• zumindest 26 Tage im Kalenderjahr ausschließlich im Homeoffice gearbeitet haben (als Homeoffice-Tage gelten nur jene Tage, an denen die berufliche Tätigkeit ausschließlich in der Wohnung ausgeübt wird).
ACHTUNG: Die Regelung für ergonomische Arbeitsmöbel gilt rückwirkend auch schon für das Jahr 2020: für 2020 und 2021 steht nur ein gemeinsamer Freibetrag von insgesamt EUR 300 zu: Für das Jahr 2020 sind maximal EUR 150 abzugsfähig, für 2021 kann die Differenz bis zu EUR 300 geltend gemacht werden.
Verpflichtende Erfassung der Homeoffice-Tage in den Lohnunterlagen
Der Arbeitgeber muss in den Lohnunterlagen ab 2021 erfassen, an welchen Tagen seine Arbeitnehmer im Homeoffice sind. Die Anzahl der Homeoffice-Tage muss im Lohnkonto und im Lohnzettel (L16) angeführt werden, und zwar unabhängig davon, ob der Arbeitgeber eine Homeoffice-Pauschale ausbezahlt oder nicht. Die Pflicht des Arbeitgebers, die Homeoffice-Tagesanzahl am L16 anzugeben, hat den Zweck, dass das Finanzamt die steuerliche Berechtigung des Arbeitnehmers zur Geltendmachung allfälliger Werbungskosten für ergonomisches Mobiliar überprüfen kann.
Hat der Arbeitgeber bisher noch keine Aufzeichnungen über Homeoffice-Tage seiner Arbeitnehmer geführt, ist es nach Ansicht des BMF zulässig, dass der Arbeitgeber die Anzahl der Homeoffice-Tage für das erste Halbjahr 2021 (also bis 30.06.2021) aufgrund von Erfahrungswerten schätzt.
Auszahlung der Pauschale und Höchstbetrag
Laut den Erläuterungen zum Gesetzesentwurf müssen eine monatliche Homeoffice-Pauschale und die tatsächliche Anzahl an Homeoffice-Tagen im jeweiligen Kalendermonat nicht synchron verlaufen. Es kann daher auch ein fixer Monatsbetrag (z.B. EUR 25) ausbezahlt werden. Der abgabenfreie Höchstbetrag muss aber vom Arbeitgeber bezogen auf das Kalenderjahr entsprechend der Anzahl der tatsächlichen Homeoffice- Tage überprüft werden (z.B. bei 80 Homeoffice-Tagen im Jahr: 80 * EUR 3 = maximal EUR 240).
WICHTIG: Als Homeoffice-Tage gelten im abgabenrechtlichen Sinn nur jene Tage, an denen die berufliche Tätigkeit ausschließlich in der Wohnung ausgeübt wird. Arbeitet ein Arbeitnehmer beispielsweise nur einen halben Tag in der Wohnung und fährt nachher in das Büro oder auf Dienstreise, so liegt kein steuerlich anzuerkennender Homeoffice-Tag vor.
Auf den Punkt gebracht
Der steuerliche Teil des Homeoffice-Gesetzes soll rückwirkend mit 1. Jänner 2021, der arbeitsrechtliche Teil mit 1. April 2021 in Kraft treten. Für Fragen stehen wir sehr gerne zur Verfügung.
Lesen Sie hier weitere Artikel zum Thema \“Homeoffice und Pendlerpauschale\“. und \“Abzugsfähige Werbungskosten\“.
Was wir für Sie tun können:
Gerne helfen wir Ihnen bei Fragen zum Home-Ofifce Gesetzesentwurf weiter!
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