Warum Sie ein angemessenes Internes Kontrollsystem haben sollten

Die gesetzliche Verpflichtung zur Einführung eines IKS bringt für Unternehmen Vorteile durch Fehlervermeidung

 Durch die Einrichtung eines funktionierenden internen Kontrollsystems garantieren Sie intern abgesicherte Abläufe, und schaffen nebenbei auch gute Voraussetzungen für eine reibungslose, rasche Abschlussprüfung.

Die gesetzlichen Rahmenbedingungen

Geschäftsführer und Vorstände sind gemäß GmbH-Gesetz bzw. AktG verpflichtet dafür zu sorgen, dass „ein den Anforderungen des Unternehmens entsprechendes Internes Kontrollsystem (IKS) geführt wird.

Was bedeutet das eigentlich? Was ist der Zweck eines IKS?

Um das zu verstehen, müssen wir uns erst einmal mit dem Begriff und Zweck des IKS auseinandersetzen.

Aus systemischer Sicht kann ein Unternehmens-IKS verstanden werden als

  • ein System aus Steuerung und Kontrolle der Unternehmensaktivitäten, welches
  • mittels organisatorischer Maßnahmen und Verfahren,
  • folgende Zwecke verfolgt:
      1. Das Vermögen der Gesellschaft zu sichern
      2. Die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der internen und externen Rechnungslegung (internes Reporting und Kalkulation, Finanzbuchhaltung und Jahresabschlüsse) zu gewährleisten
      3. Die Einhaltung der vorgeschriebenen Geschäftspolitik und gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen

Dazu ein paar Beispiele:

1. Das Vermögen der Gesellschaft sichern: Dies bedeutet u.a. den Zugriff auf das Gesellschaftsvermögen nur bestimmten Personen unter Berücksichtigung der Qualifikationen und Eignung zu gestatten, beispielsweise

  • Die Erteilung aufgabenadäquater Berechtigungen für die Abwicklung der Geschäftsprozesse
  • Die Einräumung von Zeichnungsberechtigungen auf Bankkonten
  • Die Erteilung von Handlungsvollmachten oder Prokura
  • Die Beschränkung von Zutrittsberechtigungen zu Betriebsräumen und Lägern
  • Die Verankerung eines 4-Augen-Prinzips bei bestimmten Aufgaben

2. Die Gewährleistung der Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Abrechnungsdaten für Reporting und Finanzbuchhaltung: In diesem Zusammenhang wird Ihnen das Stichwort „Funktionstrennung“ geläufig sein:

Dispositive, ausführende und überwachende Funktionen sollen dabei nicht in einer Person vereint sein.

Es bedeutet also auch hier, dass

  • nur bestimmte Personen bestimmte Aufgaben im Unternehmen wahrnehmen dürfen.
  • nur bestimmte Personen zur Erfassung bzw. Kontrolle der Geschäftsvorfälle im betrieblichen Rechnungswesen berechtigt sind,
  • soll ein System als Endergebnis „richtige“ Daten liefern, müssen auch die ins System eingespeisten Daten richtig sein.

3. Die Sicherstellung der Einhaltung der vorgeschriebenen Geschäftspolitik bedeutet: Die Mitarbeiter wissen durch entsprechende Anweisungen (z.B. Stellenbeschreibungen) Bescheid,

  • was ihre Funktion im Unternehmen ist,
  • was sie tun sollen und
  • wie weit ihre Kompetenz reicht.
  • Sie können durch z.B. ein Unternehmensleitbild ihre Tätigkeit in den Gesamtzusammenhang einordnen.

Zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften ist sowohl ein entsprechendes

  • Monitoring des regulatorischen Umfeldes Voraussetzung als auch die
  • laufende Adaptierung der Unternehmensabläufe an sich ändernde zwingende Vorgaben (z.B. neue Umweltstandards, arbeitsrechtliche Bestimmungen etc.).

Im Grunde sollten Sie bei einer IKS Einführung wie folgt vorgehen:

  • Vergeben Sie Aufgaben und damit verbundene Berechtigungen für bestimmte Handlungen im Unternehmen in systematischer, überlegter Weise
  • Arbeiten Sie Handlungsanweisungen für die Abwicklung von Geschäftsprozessen aus, wobei Sie auf Schnittstellen zwischen verschiedenen Funktionen besonders achten und überprüfen Sie die Einhaltung dieser Anweisungen. Dabei ist es eines ganz wichtig: Die Voraussetzung für eine Überprüfbarkeit ist die Dokumentation des IKS.
  • Gestalten Sie ihr IKS nach den Anforderungen Ihres Unternehmens: GmbH-Gesetz und Aktiengesetz verlangen jeweils, dass das eingerichtete IKS „den Anforderungen des Unternehmens“ entspricht. Daraus ist abzuleiten, dass es bei der konkreten Ausgestaltung des IKS auf die Größe des Unternehmens und die Komplexität der Abläufe ankommt. Ein kleines Unternehmen mit nicht komplexen Abläufen wird ein anders eingerichtetes IKS brauchen, als ein Großunternehmen mit auch komplexen Abläufen.

Können Sie auf ein IKS verzichten?

Um es gleich vorweg zu sagen: NEIN, nicht einmal dann, wenn Sie vollkommen alleine ein Unternehmen betreiben würden, können Sie auf ein IKS (an Größe und Komplexität Ihres Geschäfts angepasst) verzichten.

Die gesetzlichen Bestimmungen zwingen Sie dazu!

Dies gilt umso mehr, wenn Sie das Ihnen als Geschäftsführer anvertraute Unternehmen mit Mitarbeitern betreiben.

Sie werden sich über den

  • regulatorischen Rahmen, innerhalb dessen Sie sich bewegen, und
  • die adäquate Organisation
  • einschließlich Kontrolle der Betriebsabläufe und Zuweisung von Funktionen zu Mitarbeitern Gedanken machen müssen, um die erwähnten Zwecke des IKS zu erreichen.

Schließlich sind Geschäftsführer gegenüber der von ihnen vertretenen Gesellschaft verpflichtet, bei ihrer Geschäftsführung die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anzuwenden. Wenn sie ihre Obliegenheiten verletzen, haften sie der Gesellschaft gegenüber für den daraus entstandenen Schaden.

Ein IKS vereinfacht und beschleunigt eine Abschlussprüfung

Wenn Sie ein prüfungspflichtiges Unternehmen als Geschäftsführer führen, wird sich Ihr Abschlussprüfer insbesondere für Ihr rechnungslegungsrelevantes IKS interessieren. Er ist – da derartige Prüfungen als Stichprobenprüfungen angelegt sind – sehr daran interessiert, dass ein funktionsfähiges IKS vorliegt.

Liegt ein solches nicht vor, führt dies zu einer Ausweitung der zu ziehenden Stichproben, um die notwendige Prüfungssicherheit zu erlangen, und u.U. zu Honorarnachforderungen.

Wenn Sie Interesse daran haben, Ihr IKS mit der „Sicht von außen“ beurteilen zu lassen, so wenden Sie sich gerne an mich!

Weitere Leistungen unserer Wirtschaftsprüfung sehen Sie hier im Überblick.

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