Wann muss man eine Rechnung schreiben?

Das Entstehen der Umsatzsteuerschuld für erbrachte Lieferungen und Leistungen hängt nicht vom Zeitpunkt der Rechnungslegung ab. Eine Rechnung muss spätestens 6 Monate nach dem erbrachten Umsatz ausgestellt werden. Die Umsatzsteuerschuld entsteht in dem Monat, in dem die jeweilige Lieferung/Leistung erbracht wurde oder die Zahlung eingegangen ist.

Wann muss ich als Unternehmer eine Rechnung schreiben (§ 11 Abs 1 UStG)

Generell gilt es, dass Unternehmer, die Umsätze im Sinne des § 1 UStG ausführen (Siehe Auszug § 1 Abs 1 UStG untenstehend), berechtigt sind, Rechnungen auszustellen. Eine Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen gibt es bei Vorliegen folgender Voraussetzungen:

  • Ausführung von inländischen Umsätzen an andere Unternehmer
  • Ausführung einer in einem anderen EU-Mitgliedstaat steuerbaren Dienstleistung, bei der die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht;
  • Ausführung steuerfreier innergemeinschaftlicher Lieferungen und Ausfuhrlieferungen;
  • Ausführung von Umsätzen im Drittlandsgebiet an Unternehmer.

Hinweis: Auch wenn auf die Verpflichtung der Rechnungsausstellung an Private im Umsatzsteuergesetz nicht dezidiert hingewiesen wird, so empfiehlt es sich aus zivilrechtlichen Gründen einer Privatperson eine Rechnung auszuhändigen (Haftung, Garantie und Gewährleistung)
Eine Ausnahme bilden allerdings die Regelungen zur Belegerteilungspflicht ab 1.1.2016 für Barumsätze.

Der Umsatzsteuer unterliegen grundsätzlich folgende Umsätze:

  • Lieferungen und sonstige Leistungen,
  • die ein Unternehmer
  • im Inland
  • gegen Entgelt
  • im Rahmen seines Unternehmens ausführt.  

Fristen für die Rechnungsausstellung

  • 6 Monate nach Ausführung von Inlandsumsätzen
  • 15. des auf die Leistungserbringung folgenden Monats, wenn es sich um innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen im übrigen Gemeinschaftsgebiet handelt und die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht.

Welche Formvorschriften/Mindestinhalte muss eine Rechnung erfüllen? – siehe Factsheet Rechnungsmerkmale

 Wann muss die Umsatzsteuer von inländischen Umsätzen abgeführt werden?

Die Fälligkeit der Umsatzsteuer für Lieferungen und sonstige Leistungen richtet sich nach dem Zeitpunkt der Entstehung der Steuerschuld: die Umsätze sind in die Umsatzsteuervoranmeldung für jenen Zeitraum aufzunehmen, in dem die Steuerschuld entsteht. Die Zahlung an das Finanzamt erfolgt am 15. des zweitfolgenden Monats.

Für die Entstehung der Steuerschuld gibt es zwei Systeme:

  • Istbesteuerung (nach vereinnahmten Entgelten): Die Umsatzsteuerschuld entsteht mit Ablauf des Kalendermonats, in dem der Kunde die Rechnung bezahlt hat.
  • Sollbesteuerung (nach vereinbarten Entgelten): Die Steuerschuld entsteht mit Ablauf des Kalendermonats, in dem die Lieferung oder sonstige Leistung erbracht wurde, unabhängig von der Zahlung des Kunden. Wenn die Rechnung erst nach dem Monat der Lieferung oder Leistung geschrieben wird, verschiebt sich die Steuerschuld um maximal 1 Monat nach hinten.

Beispiele:

Leistungs- /Lieferdatum Rechnungslegung Umsatzsteuerschuld
01.12.2015 12.12.2015 31.12.2015
01.12.2015 10.01.2016 31.01.2016
01.12.2015 20.02.2016 31.01.2016

Wer unterliegt der Sollbesteuerung und wer der Istbesteuerung?

Sollbesteuerung Istbesteuerung
  • Buchführungspflichtige Unternehmen
    • Kapitalgesellschaften (zB GmbH, AG)
    • Land- und Forstwirte mit einem Jahresumsatz von mehr als EUR 550.000,00
    • Gewerbetreibende mit mehr als EUR 700.000,00 Jahresumsatz
  • Bei Vermietung und Verpachtung mit einem Jahresumsatz von mehr als EUR 110.000,00
  • Freiberufliche Tätigkeiten
  • Nicht buchführungspflichtige Land- und Forstwirte
  • Nicht buchführungspflichtige Gewerbebetriebe

 

Kurze Zusammenfassung für alle Unternehmen, die ihre Umsätze nach der Soll-Besteuerung versteuern

(zB GmbH, AGs, buchführungspflichtige Einzelunternehmer)
Das zeitliche Entstehen der Umsatzsteuerschuld hängt vom Zeitpunkt der Leistungserbringung (Lieferung oder sonstige Leistung) und nicht von der Rechnungslegung (Ausnahme: Verschiebung um 1 Monat) ab. Die Rechnung muss spätestens nach 6 Monaten gelegt werden.

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