Digitale Buchhaltung

Digitalisierung im Rechnungswesen – Wie und Warum ?

Ein Unternehmensbereich, der sich besonders gut zur Digitalisierung eignet ist das Rechnungswesen.

Nicht zuletzt durch die COVID-Krise haben sich die Vorteile eines digitalisierten Betriebes herauskristallisiert:

Unternehmen, deren Prozesse bereits größtenteils digital umgestellt wurden, hatten wesentlich weniger Mühen die laufende Verwaltung ins Homeoffice zu verlagern und damit einen Corona bedingten Stillstand zu verhindern und konnten gleichzeitig Mitarbeiter schützen.

Aber auch Abseits von Pandemie bedingten Gründen, gibt es viele Argumente für einen möglichst hohen Digitalisierungsgrad im Betrieb. Gesteigerte Effizient und Mitarbeiterzufriedenheit sind hier stellvertretend zu nennen.

Digitalisierung im Rewe – Schnittstellen nutzen

Eine Möglichkeit Effizienzeffekte ohne besonders viel Aufwand zu gewinnen ist die Nutzung von bereits eingerichteten und standardisierten Schnittstellen.

Die allermeisten Programme und Dienstleister des Rechnungswesen-, Controlling- und auch des Zahlungsverkehrs verfügen über miteinander kompatible Schnittstellen, die zumeist recht einfach eingestellt, abgestimmt und genutzt werden können.
Die vielerorts gelebte Realität ist also bereits:

  • Ein automatisch eingespielter Bankbeleg mit
  • automatisch korrekt verbuchten Zahlungen und
  • Ausgleich von offenen Posten

Relevante Informationen auf Knopfdruck

Durch eine Kombination von mehreren Schnittstellen ist damit beispielsweise schon heute ein

  • Großteil der manuellen Belegbearbeitung,
  • beinahe der gesamte Zahlungsverkehr und das Mahnwesen
  • sowie standardisierte Reports und Kennzahlen quasi mit einem Knopfdruck zu bewerkstelligen.

Erfolgsfaktor (Stamm-)Daten – Sorgen Sie hierbei für hohe Qualität der Daten

Voraussetzung für gut funktionierende, digitale Prozesse ist die Qualität der verwendeten Daten und hier vor allem die Stammdaten. Informationen können von Computersystemen nur dann gut und zur Zufriedenheit des Benutzers verarbeitet werden, wenn die zu verarbeitenden Daten von genügend hoher Qualität sind:

Speziell im Rechnungswesen sollten daher Daten wie Name, Anschrift, UID-Nummer, IBAN oder Zahlungskonditionen von Lieferanten bzw. Kunden regelmäßig überprüft und gewartet werden. Doch selbst bei diesen oftmals mühsamen Aufgaben kann auf digitaler Art und Weise Abhilfe geschaffen werden.

RPA – Robotic Process Automatisation – Standardisierter Vorgänge mit hohem Wiederholungsfaktor und Fehleranfälligkeit

Ein großes Schlagwort der Digitalisierung der letzten Jahre war RPA – Robotic Process Automatisation bzw. auf Deutsch die Roboter gestützte Prozessautomatisierung.

Mithilfe von RPA lassen sich repetitive, manuelle Prozessschritte oberflächenübergreifend automatisieren, was zu einem enormen Effizienzgewinn in einzelnen Prozessen führen kann.
Am besten können mittels RPA standardisierte Vorgänge, die durch einen hohen Wiederholungsfaktor gekennzeichnet sind, automatisiert werden. Zumeist sind solche Aufgaben in ihrer Ausführung bei Mitarbeitern nicht besonders beliebt und tendieren zu einer recht hohen Fehleranfälligkeit.

Ein RPA- Projekt kann beispielsweise folgendermaßen aussehen
  • Eine regelmäßige Abfrage einer Datenbank und
  • anschließenden Wartung von Stammdaten inkl.
  • automatisierter Info- oder Rückfrage-E-Mail an einen Kunden oder Lieferanten

Einen ausgezeichneten Überblick über RPA erhalten Sie in diesem Podcast mit Andreas Schmelzer (CEO AKOA Austria) und Gastgeber und Moderator Christoph Radon (KPS-Unternehmensberatung)

Künstliche Intelligenz im Einsatz – Effizient, Schnell und Fehlerfrei

Aber selbst Vorgänge, die bisher ein „professionelles“, menschliches Auge benötigt haben können immer besser durch digitalisierte Prozesse ergänzt oder gar ersetzt werden. Zwar stecken die Automatisierungsmöglichkeiten mittels KI im Rechnungswesen verhältnismäßig noch in den Kinderschuhen, doch auch jetzt kann man bereits davon profitieren.

Speziell im Bereich der automatischen Belegerkennung spielt KI im Hintergrund eine wichtige Rolle:

Als größter Vorteil gegenüber der bereits bisher verwendeten OCR-Erkennung sei das automatische Lernen (machine learning) der Software genannt: Je mehr eine KI unterstützte Software für einen bestimmten Prozess verwendet wird, umso sicherer, präziser und Fehler freier wird sie dadurch.

Somit ist es bereits nach recht kurzer Anwendungszeit möglich, dass auch ausländische Rechnungen in fremden Sprachen und fremden Buchstaben vollkommen richtig und automatisiert von der Software erkannt werden und die Belegverbuchung damit effizienter, schneller und fehlerfreier wird.

Hier gibt es dazu auch einen Podcast: mit Christoph Radon (KPS Unternehmensberatung) und Digitalisierungsexperte Patrick Sagmeister (Abacus Accounting Technologies) zum Thema „Künstliche Intelligenz im Praxiseinsatz: Effizienzgewinn durch automatisierte Rechnungsverarbeitung“.

Was wir für Sie tun können:

Starten Sie in die digitale Zukunft Ihres betrieblichen Rechnungswesens und finden Sie mit uns heraus, welcher Digitalisierungsansatz für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist:

  • Mit KPS haben Sie einen Partner, mit weitreichender Erfahrung in der Konzeption und Umsetzung vielerlei Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekte.
  • Unsere Digitalisierungs-Experten unterstützen Sie gerne auf dem Weg von der Konzeption bis zum „Go-Live“.
  • Oft werden Digitalisierungsprojekte auch gefördert, gerne beraten wir Sie auch dahingehend!
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Mag. (FH) Christoph Radon

Unternehmensberater
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