Die Themen aus dem Webinar der Finanzpolizei: Richtige Arbeitszeitaufzeichnungen und Achtung bei Scheinfirmen

Die wichtigsten Informationen unserer Teilnahme am Webinar des Leiters der Finanzpolizei, Wilfried Lehner, zu aktuellen Einsätzen im Zusammenhang mit Corona-Kurzarbeit

1. Wie sind Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen und welche Punkte gilt es zu beachten

Arbeitszeitaufzeichnungen werden sowohl bei den Einsätzen der Finanzpolizei als auch bei GPLB-Prüfungen (Gemeinsame Prüfung der Lohnabgaben und Beiträge) immer wichtiger und werden immer häufiger kontrolliert und geprüft.

Welche Daten sind aufzuzeichnen?

  • Zeitaufzeichnungen haben den Beginn und das Ende der Arbeitszeit aufzuzeigen.
  • Weiters muss die geleistete Wochenarbeitszeit ersichtlich sein und auch die Pausen sind in den Aufzeichnungen festzuhalten.
  • Bei fixen Arbeitszeiten oder Tätigkeiten im Außendienst gibt es Erleichterungen.

Wie sind Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen?

Die sogenannten Grundaufzeichnungen:

  • Die Aufzeichnungen zur geleisteten Arbeitszeit sind schriftlich und vor allem zeitnah zu führen.
  • Im Idealfall gibt es ein elektronisches Zeiterfassungssystem, in dem der Dienstnehmer seine Arbeits- und Ruhezeiten einträgt.
  • Gibt es keine elektronische Zeiterfassung, macht der Dienstnehmer am besten täglich eine Meldung an den Dienstgeber über die geleisteten Arbeitsstunden und Pausen (via Mail, SMS, handschriftlich,…), um eine zeitnahe Aufzeichnung zu gewährleisten.

Diese Grundaufzeichnungen sind im Weiteren in einer Liste (zum Beispiel: monatliche Excelliste) zusammenzufassen und gemeinsam aufzubewahren.

Wir empfehlen: Lassen Sie die kumulierten Arbeitszeitaufzeichnungen durch die Dienstnehmer*innen unterschreiben! So schützen Sie sich als Dienstgeber *in davor , dass  Dienstnehmer*innen unberechtigt Überstunden geltend machen. Außerdem bestätigt die Unterschrift die Richtigkeit der Arbeitszeitaufzeichnungen und dadurch ist auch mehr Sicherheit bei Prüfungen gegeben.
Zu diesem Thema haben wir auf unserer Homepage noch folgende Artikel.

Wie lange sind Arbeitszeitaufzeichnungen aufzubewahren?

Aus arbeitsrechtlicher Sicht sind Aufzeichnungen über die Arbeitszeit ein Jahr aufzubewahren. Allerdings sind Arbeitszeitaufzeichnungen aus abgabenrechtlicher Sicht wesentlich länger aufzubewahren:

  • für die Sozialversicherung – drei oder fünf Jahre
  • für das Finanzamt und die Kommunalsteuer – sieben Jahre (ab Ende des jeweiligen Kalenderjahres). Siehe auch unseren Artikel dazu hier.

Für Zeitaufzeichnungen zur Corona-Kurzarbeit gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren ab Ende des Kalenderjahres, in dem die gesamte Förderung ausbezahlt wurde.
Fazit: Bei Inanspruchnahme von Corona-Kurzarbeit sind Arbeitszeitaufzeichnungen 10 Jahre, ansonsten 7 Jahre aufzubewahren.

Was sind die Folgen mangelnder Arbeitszeitaufzeichnungen?

Die Folgen von mangelhaft geführten Arbeitszeitaufzeichnungen können vielfältig und häufig auch schwerwiegend sein:

  • Dienstnehmer*innen können Mehr- und Überstunden fordern
  • Es können Strafen durch das Arbeitsinspektorat verhängt werden
  • Die Behörde hat die Befugnis zur Schätzung
  • es kann zur Nachzahlung von Steuern und Lohnabgaben (insbesondere SV-Beiträgen) kommen
  • falsche Arbeitszeitaufzeichnungen können Betrug darstellen – dies kann Strafanzeigen zur Folge haben
  • es kann zum Verlust und zur Rückforderung von Förderungen kommen
  • auch Dienstnehmer*innen können betroffen sein und es kann z.B. zur Rückforderung von Arbeitslosengeld oder Pensionen kommen

2. Ein weiteres Thema des Webinars waren die immer häufiger auftretenden Scheinunternehmen

Diese Unternehmen werden aus Sicht der Finanzbehörde nur zu dem Zweck gegründet, um Lohnabgaben, Sozialversicherungsbeiträge und Entgeltsansprüche von Dienstnehmern zu kürzen oder zu hinterziehen.

Werden Rechnungen an ein Scheinunternehmen bezahlt, führt dies grundsätzlich zum Verlust der Vorsteuer und des Betriebsausgabenabzuges, da Scheinunternehmen nicht die wahren Leistungsempfänger der Zahlungen sind.

Wenn ein Unternehmen einem Scheinunternehmen einen Auftrag erteilt, so haftet er zusätzlich zum Scheinunternehmen als Bürge und Zahler nach § 1357 des Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuches (ABGB) für Ansprüche auf das gesetzliche, durch Verordnung festgelegte oder kollektivvertragliche Entgelt für Arbeitsleistungen im Rahmen der Beauftragung der beim Scheinunternehmen beschäftigten Arbeitnehmer. (vgl. unsere Artikel zum Sozialbetrugsbekämpfungsgesetz und Achtung vor Scheinunternehmen)

Wir empfehlen: Prüfen Sie vor allem bei neuen Geschäftspartnern, ob es sich um ein Scheinunternehmen handeln könnte. Dazu gibt es eine vom Bundesministerium für Finanzen geführte Liste von Unternehmen, die als Scheinunternehmen eingestuft wurden. Diese Liste umfasst aktuell 480 Einträge und ist unter https://service.bmf.gv.at/service/allg/lsu/ zu finden.

Was wir für Sie tun können:

Bei Fragen steht Ihnen unser Personalmanagement-Team gerne zur Verfügung.

 

 

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