Wichtige Tipps von unserem Personalmanagement Team

Von /
Schließen Sie schriftliche Dienstverträge ab

Wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Zusammenarbeit beschließen, brauchen sie dafür eine vertragliche Grundlage. Dabei regelt der Dienstvertrag Rechte und Pflichten der Vertragsparteien: der Arbeitnehmer verpflichtet sich, die vereinbarte Arbeit zu leisten, und der Arbeitgeber verpflichtet sich, dafür ein bestimmtes Entgelt zu zahlen.

Grundsätzlich gelten mündliche Vereinbarungen genauso wie schriftliche. Der Abschluss eines schriftlichen Dienstvertrages vor Beginn des Arbeitsverhältnisses ist jedoch aus Gründen der Rechtssicherheit und Beweispflicht unbedingt zu empfehlen.

Auch können im Dienstvertrag vereinbarte Kündigungsfristen festgehalten werden. Wenn dies nicht passiert, gelten grundsätzlich immer die gesetzlichen Kündigungsfristen, welche unter Umständen eine lange Frist beinhalten (z.B. ist dann Auflösung des Dienstverhältnisses nur zum Ende eines Quartals möglich).

Deshalb soll ein schriftlicher Dienstvertrag das Fundament des Arbeitsverhältnisses bilden.

Führen Sie Arbeitszeitaufzeichnungen

Arbeitszeitaufzeichnungen (auch Stunden- oder Zeitaufzeichnung genannt) sind für alle Arbeitnehmer in Österreich gesetzlich vorgeschrieben. Dabei sind die tägliche Arbeitszeit, alle Pausen sowie der Anfangs- und Endzeitpunkt des Arbeitstages schriftlich zu dokumentieren.

Arbeitnehmer haben einmal monatlich Anspruch auf kostenfreie Übermittlung der sie betreffenden Arbeitszeitaufzeichnungen.

Was ist aufzeichnen?

  • Es sind für jeden Arbeitnehmer Beginn und Ende der Arbeitszeit aufzuzeichnen.
  • Aus den Aufzeichnungen müssen neben der Tagesarbeitszeit auch die Wochenarbeitszeit sowie die tägliche und wöchentliche Ruhezeit hervorgehen.
  • Bei einer schriftlich festgehaltenen fixen Arbeitszeiteinteilung ist nur deren Einhaltung zumindest am Ende jeden Monats zu bestätigen. Abweichungen von dieser fixen Einteilung sind laufend aufzuzeichnen.
  • Für Arbeitnehmer, die die Lage ihrer Arbeitszeit sowie den Arbeitsort weitgehend frei bestimmen können, müssen nur Aufzeichnungen über die Dauer der Tagesarbeitszeit geführt werden.
  • Ist vereinbart, dass Arbeitnehmer die Arbeitszeitaufzeichnungen selbst führen, bleibt trotzdem der Arbeitgeber für die Einhaltung der Arbeitszeitbestimmungen und für die Aufzeichnungen verantwortlich und hat die Aufzeichnungen regelmäßig zu kontrollieren.

Ausnahmen bei der Führung von Arbeitszeitauszeichnungen bestehen beispielsweise für leitende Angestellte.

Konsequenzen bei falscher Arbeitszeitaufzeichnung

Schätzungen und Nachzahlungen
Der Sozialversicherungsträger oder Gerichte können bei Vorliegen von mangelhaften oder überhaupt fehlenden Arbeitszeitaufzeichnungen eine Schätzung der Arbeitszeit vornehmen. Dadurch kommt es zur Nachzahlung der Entgelte und von Lohnabgaben.

Verfallsfristen
Können auf Grund fehlender Arbeitszeitaufzeichnungen die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden nicht ermittelt werden, werden die Verfallsfristen gehemmt, dadurch können Forderungen (z.B. Überstundenentgelte) bis zu 3 Jahren rückwirkend geltend gemacht werden.

Verfall einer Forderung bedeutet, dass sie unwirksam wird und der Gläubiger (z.B. der Arbeitnehmer) das Recht verliert, sie geltend zu machen. Verjährung bezieht sich auf den Zeitraum, innerhalb dessen eine bestehende Forderung geltend gemacht werden kann. Die Verjährungsfristen betragen grundsätzlich 3 Jahre, die Verfallsfristen gem Kollektivverträgen sind deutlich kürzer und betragen zumeist nur wenige Monate. Eine verfallene Forderung kann nicht mehr geltend gemacht werden, da sie nicht mehr besteht.

Verwaltungsstrafen
Im Falle einer Behördeninspektion führen fehlende Arbeitszeitaufzeichnungen zu empfindlichen Strafen. Der Strafrahmen bei erstmaligem Verstoß reicht von EUR 72,00 bis EUR 1.815,00 pro Anlassfall, d.h. pro fehlender Arbeitszeitaufzeichnung/Dienstnehmer.

Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz (LSBB-G):
Unvollständige oder fehlende Arbeitszeitaufzeichnungen erschweren es dem Dienstgeber, die korrekte Entlohnung seiner Dienstnehmer im Sinn des LDSB-G nachzuweisen. Hier kann es zu sehr hohen Bußgeldern kommen!

Arbeitszeitflexibilisierung – Durchrechnen von Arbeitszeiten

Arbeitgeber und genauso ihre Mitarbeiter wünschen sich mehr Flexibilität bei der Arbeitszeit.

Eine Möglichkeit ist, die Arbeitsstunden ungleichmäßig zu verteilen und über einen längeren Zeitraum durchzurechnen. Von einer Durchrechnung der Normalarbeitszeit spricht man im Arbeitsrecht, wenn in einigen Wochen die vereinbarte wöchentliche Normalarbeitszeit erhöht wird und in anderen Wochen als Ausgleich die wöchentliche Normalarbeitszeit reduziert wird. Es muss im Durchschnitt die wöchentlich vereinbarte Normalarbeitszeit gearbeitet werden.

Vorteil ist, dass Überstunden und Überstundenzuschläge vermieden werden können. Überstunden fallen nämlich immer dann an, wenn die tägliche (z.B. 8 Stunden) oder die wöchentliche Normalarbeitszeit (Z. B. 40 Stunden) überschritten wird.

Ob und welche Art der Durchrechnung es gibt, hängt vom Arbeitszeitgesetz und vom Kollektivvertrag ab. Die oft gewünschte Jahresarbeitszeitdurchrechnung gibt es nur im Rahmen eines Gleitzeitmodells (vgl. unten) oder wenn der Kollektivvertrag sie vorsieht.

Arbeitszeitflexibilisierung – Gleitzeit

Bei Gleitzeit kann der Arbeitnehmer Beginn und Ende der täglichen Normalarbeitszeit selbst festlegen. Diese darf grundsätzlich bis zu zehn Stunden dauern.
Vorteil ist auch, dass Überstunden und Überstundenzuschläge vermieden werden können.

Vor Einführung der Gleitzeit muss der Arbeitgeber mit dem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung abschließen. In Betrieben ohne Betriebsrat ist die Gleitzeit mit den einzelnen Arbeitnehmern schriftlich zu vereinbaren.

Sieht diese Vereinbarung vor, dass ein Zeitguthaben auch durch ganze freie Tage abgebaut werden kann, und ist dies auch in Zusammenhang mit der wöchentlichen Ruhezeit möglich, kann die tägliche Normalarbeitszeit auf zwölf Stunden verlängert werden. Ob Überstundenzuschläge trotzdem anfallen, regelt der Kollektivvertrag.

Pflichtbestanteile einer Gleitzeitvereinbarung sind:

  • Dauer der Gleitzeitperiode: Zeitraum, innerhalb dessen Plus- und Minusstunden im Verhältnis 1:1 saldiert werden können; je nach Gleitzeitvereinbarung z.B. Kalendermonat, Quartal, Kalenderjahr
  • Gleitzeitrahmen: tages- und uhrzeitmäßiger Rahmen, innerhalb dessen die Arbeitnehmer gleiten dürfen
  • Höchstausmaß allfälliger Übertragungsmöglichkeiten von Zeitguthaben und Zeitschulden in die nächste Gleitzeitperiode
  • Dauer und Lage der fiktiven Normalarbeitszeit (zum Zwecke der Bewertung von fortzahlungspflichtigen Abwesenheiten wie Urlaub, Feiertag etc.)

Die Gleitzeitvereinbarung kann noch sinnvollerweise folgende Regelungen enthalten:

  • Für bestimmte Zeiten kann eine Anwesenheitspflicht festgelegt werden (Kernzeit).
  • Funktions-/Besetzungszeiten: Festlegung einer Pflicht der Arbeitnehmer, sich trotz der Möglichkeit des Gleitens untereinander so abzusprechen, dass bestimmte Funktionen (z.B. Empfang, Personalverrechnungsabteilung o.ä.) innerhalb vorgegebener Zeiträume besetzt sind.
  • „Fair-use-Prinzip“: Verankerung einer ausdrücklichen Pflicht der Arbeitnehmer, bei ihrem Gleitverhalten auch auf betriebliche Bedürfnisse Rücksicht zu nehmen
  • Anti-Missbrauchsklausel: Festlegung eines Rechts des Arbeitgebers, die Gleitmöglichkeit für einzelne Arbeitnehmer temporär auszusetzen oder auch ganz zu widerrufen, wenn die Gleitzeit von Arbeitnehmern missbraucht wird.

Das Personalmanagement-Team steht Ihnen für Fragen unter office@kps-partner.at oder +43 2236 506 220 zur Verfügung.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Alle Bezeichnungen gelten für alle Geschlechter.