Steuertipps für
Dienstgeber 2025
Das KPS Personalmanagement-Team freut sich auf Ihre Fragen rund um die Steuertipps.
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Sie finden in unseren Beiträgen aktuelle Informationen, wichtige Fristen und einen Ausblick auf die wesentlichen Neuerungen für 2025 und 2026. Das KPS Personalmanagement-Team unter der Leitung von Mag. Stefan Prokopp und Teamleiterin Michaela Gausterer freut sich auf Ihre Fragen rund um die Steuertipps für Dienstgeber.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Alle Bezeichnungen gelten für alle Geschlechter.
Die Steuertipps für Dienstgeber im Überblick
Wenn Sie mit Ihren Mitarbeitern eine gemeinsame Weihnachtsfeier abhalten, kann der Steuerfreibetrag für Betriebsveranstaltungen in Höhe von EUR 365 pro Mitarbeiter und Jahr in Anspruch genommen werden. Innerhalb dieser Grenze ist die Teilnahme an einer Feier lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.
Denken Sie bei der betrieblichen Weihnachtsfeier daran, dass auch alle sonstigen Betriebsveranstaltungen des Jahres einzurechnen sind.
Geschenke an Ihre Mitarbeiter sind bis zu einem Freibetrag von EUR 186 pro Mitarbeiter und pro Jahr lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, sofern es sich dabei um Sachzuwendungen (Waren, Dienstleistungen, Gutscheine und Geschenkmünzen) handelt.
Geldgeschenke an Mitarbeiter sind immer steuerpflichtig.
KPS-Tipp: Gutscheine gelten als Sachzuwendungen und eignen sich somit ideal als Weihnachtsgeschenk für Ihre Mitarbeiter.
Geschenke an Mitarbeiter unterliegen grundsätzlich der Umsatzsteuerpflicht, wenn sie über kleine Aufmerksamkeiten hinausgehen und wenn Sie als Unternehmer, dafür der Vorsteuerabzug geltend machen können.
Gutscheine und Geschenkmünzen lösen keine Umsatzsteuerpflicht aus, da hier beim Kauf auch kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann.
Wenn Sie noch nach Ideen für steueroptimale Benefits Ihrer Mitarbeiter suchen, senden wir Ihnen gerne unser Factsheet zu.
Sonderzahlungen werden
– bis zu einem Sechstel der laufenden Gehälter und
– bis zu einem Betrag von EUR 25.000
mit 6% Lohnsteuer begünstigt besteuert.
In vielen Fällen wird das begünstigt besteuerte Jahressechstel durch Urlaubs- und Weihnachtsgeld nicht zur Gänze ausgenutzt. Das kann sich ergeben, wenn neben den regelmäßigen Monatsbezügen noch andere Bezüge wie etwa
– Überstundenvergütungen,
– Nachtarbeitszuschläge,
– Schmutz-, Erschwernis- und Gefahrenzulagen
an die Dienstnehmer ausgezahlt werden oder Sachbezüge (z.B. PKW) nur 12-mal jährlich verrechnet werden.
KPS Tipp: Hier kann durch Auszahlung einer zusätzlichen Prämie in Höhe des restlichen Jahressechstels, die begünstigte Besteuerung voll ausgenutzt werden.
Mit der Lohnverrechnung Dezember 2025 besteht die letzte Chance für die Auszahlung solch einer Prämie, um diese Begünstigung optimal auszunutzen. Gesetzlich können Rollungen noch bis zum 15.02. des Folgejahres durchgeführt werden.
Unser Personalmanagement-Team unterstützt Sie gerne bei der Berechnung.
Mitarbeiterrabatte, die allen oder bestimmten Gruppen von Mitarbeitern gewährt werden, sind steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn
– der Mitarbeiterrabatt im Einzelfall 20% nicht übersteigt
oder
– bei Übersteigen von 20% ein Freibetrag von EUR 1.000 pro Jahr und Mitarbeiter nicht überschritten wird.
Sollten Sie Rabatte über 20% an Ihre Mitarbeiter gewähren, können im Dezember gegebenenfalls noch weitere begünstigte Waren oder Dienstleistungen angeboten werden, um den Freibetrag von EUR 1.000 pro Mitarbeiter voll auszunutzen.
Begünstigt sind nur Rabatte auf Waren und Dienstleistungen, die der Arbeitgeber in seinem Unternehmen gewöhnlich anbietet. Kauft der Unternehmer Waren oder Dienstleistungen extra zu, um sie vergünstigt an seine Mitarbeiter weiterzugeben, liegt ein Vorteil aus dem Dienstverhältnis vor, der nicht unter diese Begünstigung fällt.
Bei der Regelung zu den Mitarbeiterrabatten sind Lohnsteuer, Sozialversicherung, Lohnabgaben und Umsatzsteuer aufeinander abgestimmt. Das bedeutet, dass ein Rabatt, der von der Lohnsteuer befreit ist, auch in der Sozialversicherung, in der Umsatzsteuer und bei den Lohnabgaben befreit ist.
Achtung: Das Über- und Unterschreiten der 20%igen Freigrenze und des Freibetrages sind vom Dienstgeber zu überprüfen und zu dokumentieren.
Sie können als Arbeitgeber Ihrem Arbeitnehmer ein lohnsteuer- und sozialversicherungsfreies „Öffi-Ticket“ zur Verfügung stellen.
Wesentliche Voraussetzung ist, dass das Ticket am Arbeits- und/oder am Dienstort gilt. Es entfällt somit die Beschränkung der Gültigkeit auf den Arbeitsweg.
Die Voraussetzung für die Befreiung von Lohnsteuer und Sozialversicherung ist, dass das Ticket nicht ein bisher gezahltes Gehalt oder eine übliche Gehaltserhöhung ersetzt.
Jeder neue Kauf eines Tickets muss der Lohnverrechnung mitgeteilt werden, da dies am Jahreslohnzettel angeführt werden muss. Bei einem Austritt muss geklärt werden, ob hier ein Sachbezug fällig ist, oder der Dienstnehmer die Kosten übernimmt.
Durch das Abgabenänderungsgesetz 2022 wurde eine Kombination der Pendlerpauschale mit dem Jobticket ermöglicht. Stellt der Dienstgeber ein Jobticket zur Verfügung, so hat der Dienstnehmer trotzdem Anspruch auf eine Pendlerpauschale. Die Pendlerpauschale, welche dem Dienstnehmer zusteht, wird lediglich durch den Wert des Tickets verringert.
Die Telearbeit-Pauschale beträgt maximal EUR 3 pro Homeoffice-Tag, wobei der Arbeitgeber nicht mehr als 100 Tage pro Kalenderjahr berücksichtigen kann.
Die höchste nicht steuerbare Pauschale beträgt daher EUR 300 pro Jahr.
Es handelt sich dabei um einen durch den Arbeitgeber geleisteten Ersatz, der keinen steuerbaren Arbeitslohn darstellt. Es fallen auch keine Lohnnebenkosten an.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Anzahl der Telearbeits-Tage, die ein Arbeitnehmer leistet, am Lohnkonto und am Lohnzettel zu erfassen, unabhängig davon, ob eine Pauschale ausbezahlt wird oder nicht.
Der Sachbezug für die Privatnutzung von Firmenfahrzeugen beträgt 2% der Anschaffungskosten pro Monat (maximal EUR 960 pro Monat).
Bei Autos mit geringem CO2-Ausstoß kann ein verminderter Sachbezugswert von 1,5% (maximal EUR 720 pro Monat) angesetzt werden.
Ab 2025 liegt der Grenzwert bei 126 g/km.
KPS-Tipp: Für reine Elektrofahrzeuge mit CO2-Ausstoß von 0 g/km entfällt der Sachbezug komplett.
Stellt ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer eine Wohnung kostenlos oder verbilligt zur Verfügung, entsteht daraus grundsätzlich ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil (Sachbezug).
Für Dienstwohnungen gilt jedoch folgende Erleichterung und Befreiung vom Sachbezug, wenn die Unterkunft
– arbeitsplatznah ist und
– nicht den Mittelpunkt der Lebensinteressen des Dienstnehmers darstellt
Ab 2025 sind arbeitsplatznahe Dienstwohnungen mit weniger als 35 m² (davor: 30 m²) vom Sachbezug befreit.
Hat die Dienstwohnung zwischen 35 m² und 45 m² und wird sie maximal 12 Monate durchgehend genutzt, kann der Sachbezug um 35% reduziert werden.
Neu ist auch, dass Allgemeinflächen nur mehr aliquotiert und nicht mehr jedem Dienstnehmer voll zugerechnet werden.
Die unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Kapitalbeteiligungen am Unternehmen sind, bei Erfüllung bestimmter Voraussetzungen, bis zu einem Betrag von EUR 3.000 pro Mitarbeiter und Jahr lohnsteuerfrei. Sozialversicherungsbeiträge und Lohnnebenkosten sind hierfür abzuführen.
Damit endgültige Steuerfreiheit erlangt wird, muss die Mitarbeiterbeteiligung jedoch länger als fünf Jahre gehalten werden. Die Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres zu laufen, in dem die Beteiligung erworben wurde. Dieser Vorteil muss allen Dienstnehmern oder einer bestimmten Gruppe zukommen.
Die Steuerbefreiung gilt nicht für Anteile an Personengesellschaften (OG oder KG). Begünstigte Beteiligungsformen sind zum Beispiel Aktien, GmbH-Anteile oder echte stille Beteiligungen.
Start-up-Mitarbeiterbeteiligung
Grundsätzlich sind Mitarbeiterbeteiligungen bereits bei der Gewährung als Sachbezug (geldwerter Vorteil) steuerpflichtig. Im Rahmen des Start-up-Förderungsgesetz kann die Versteuerung dieses Sachbezugs auf jenen Zeitpunkt verschoben werden, in dem die Mitarbeiterbeteiligung (zum Beispiel) veräußert wird.
Dabei unterliegt auch der Veräußerungserlös zusätzlich einer begünstigten Besteuerung:
– 75% des Vorteils werden mit 27,5% besteuert,
– die restlichen 25% zum laufenden Tarif.
Diese Begünstigung gilt nicht nur für Anteile an Flexiblen Kapitalgesellschaften, sondern auch für GmbH-Anteile.
Als Start-up gilt nicht nur ein neu gegründetes Unternehmen, sondern das Unternehmen darf nicht älter als 10 Jahre sein.
Das Start-up-Förderungsgesetz enthält einige Voraussetzungen für die Steuerbegünstigung. Vor Umsetzung ist daher eine Prüfung der Anwendbarkeit im Einzelfall vorzunehmen.
Als Arbeitgeber können Sie Ihren Arbeitnehmern zusätzlich zum Lohn bzw. Gehalt eine Gewinnbeteiligung von EUR 3.000 im Kalenderjahr lohnsteuerfrei auszahlen. Sozialversicherungsbeiträge und Lohnnebenkosten fallen für die Mitarbeitergewinnbeteiligung jedoch trotzdem an.
Weiters muss die Gewinnbeteiligung an Mitarbeitergruppen mit objektiven, nachvollziehbaren Kriterien erfolgen und darf nicht anstelle von bisher gezahltem Arbeitslohn treten.
Die Prämienhöhe ist mit dem Vorjahres-EBIT betraglich gedeckelt.
KPS Tipp: Die Mitarbeitergewinnbeteiligung kann, im Unterschied zur Mitarbeiterprämie, auch eine bisherige Prämie ersetzen und muss für die Begünstigung nicht zusätzlich gewährt werden.
Im Kalenderjahr 2025 können Sie Ihren Mitarbeitern eine steuerfreie Prämie in Höhe von EUR 1.000 auszahlen.
Die Befreiung gilt jedoch nur für die Lohnsteuer – die Prämie unterliegt der der Sozialversicherung und den Lohnnebenkosten.
Im Unterschied zur Regelung im Jahr 2024 ist für die Prämie weder eine zwingende Gruppenregelung noch eine kollektivvertragliche Grundlage notwendig. Die Prämie ist auch nicht an einen bestimmten Mindestgewinn im Unternehmen gebunden.
Voraussetzung ist jedoch, dass es sich um eine zusätzliche Zahlung handelt, die üblicherweise bisher nicht gewährt wurde. Erhalten nicht alle Mitarbeiter eine Prämie, muss die unterschiedliche Auszahlung betrieblich und sachlich begründet sein. In der aktuellen Anfragebeantwortung des BMF gibt es zahlreiche Beispiele zu leistungsbezogenen Differenzierungen die eine unterschiedliche Prämienauszahlung rechtfertigen.
Sehr gerne prüfen wir gemeinsam mit Ihnen wie die Auszahlung der steuerfreien Mitarbeiterprämie in Ihrem Unternehmen gestaltet werden kann.
Vorsicht: Wird neben der Mitarbeiterprämie auch eine Mitarbeitergewinnbeteiligung gewährt, ist nur ein Betrag von insgesamt EUR 3.000 steuerfrei.
Wenn Sie für Ihre Dienstnehmer (alle Arbeitnehmer oder bestimmte Gruppen) Lebens-, Kranken- oder Unfallversicherungen abschließen, so ist die Bezahlung der Prämien bis zu EUR 300 pro Jahr und Dienstnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei.
Vorsicht: Wenn die Zahlungen aus einer Bezugsumwandlung stammen und die ASVG – Höchstbeitragsgrundlage noch nicht überschritten ist, besteht dafür Sozialversicherungspflicht.
Bis zum Jahresende kann der gesamte Freibetrag noch ausgeschöpft werden.
Zahlt der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer zusätzliche Beiträge in eine Pensionskasse ein, profitieren hiervon, in steuerlicher Hinsicht, beide Beteiligten. Denn Pensionskassenbeiträge können bis zu 10% der jährlichen Lohn- und Gehaltssumme der Anwartschaftsberechtigten als Betriebsausgabe steuerlich geltend gemacht werden.
Für die Zahlungen der zusätzlichen Pensionskassenbeiträge fallen keine Lohnnebenkosten an. Pensionskassenbeiträge des Arbeitsgebers sind von der Lohnsteuer und der Sozialversicherungspflicht befreit. Das bedeutet, dass die Beiträge dem Arbeitnehmer in voller Höhe zugutekommen.
Wenn Sie als Arbeitgeber einen Zuschuss zu den Kinderbetreuungskosten Ihrer Dienstnehmer leisten, unterliegt dieser Zuschuss unter folgenden Voraussetzungen weder der Lohnsteuer noch der Sozialversicherung:
– Der Zuschuss wird allen oder bestimmten Gruppen Ihrer Dienstnehmer gewährt.
– Die Kinder Ihrer Dienstnehmer haben zu Beginn des Kalenderjahrs das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet und es besteht Anspruch auf den Kinderabsetzbetrag für mehr als 6 Monate im Kalenderjahr.
– Der Zuschuss beträgt max. EUR 2.000 pro Jahr und Kind.
– Der Zuschuss wird nicht an den Dienstnehmer, sondern direkt an die Einrichtung zur Kinderbetreuung (z.B. Kindergarten), die pädagogisch qualifizierte Betreuungsperson oder in Form eines Gutscheins einer Kinderbetreuungseinrichtung geleistet.
Im Fall der Arbeitsunfähigkeit eines Arbeitnehmers bekommen Arbeitgeber, die regelmäßig weniger als 51 Dienstnehmer beschäftigen, einen Zuschuss von der Allgemeinen Unfallversicherungsanstalt (AUVA) zu den weiter anfallenden Entgelten.
Anspruch auf Zuschuss besteht bei
– unfallbedingtem Krankenstand ab dem 4. Tag und
– bei sonstigen Krankenständen ab dem 11. Tag des Krankenstandes
Der Zuschuss beträgt 50% des tatsächlich fortgezahlten Entgelts und wird für die Dauer von maximal 42 Kalendertagen (sechs Wochen) pro Kalenderjahr gewährt.
Kleinunternehmen bekommen 75% des fortgezahlten Entgeltes erstattet. Als Kleinunternehmen gelten jene Betriebe, die (im Jahresdurchschnitt) nicht mehr als zehn Dienstnehmer beschäftigt haben.
Ein Antrag auf Zuschuss kann bis zu drei Jahre nach Beginn der Entgeltfortzahlung gestellt werden.
KPS-Tipp: Das Jahresende bietet eine gute Gelegenheit, um etwaige Ansprüche zu überprüfen. Wir helfen Ihnen gerne bei der Antragstellung.
Die Möglichkeit einer geringfügigen Beschäftigung neben dem Bezug von Arbeitslosengeld oder Notstandshilfe wird ab 1.1.2026 abgeschafft.
Es gibt nur noch vier Ausnahmefälle, in denen arbeitslose Personen weiterhin geringfügig beschäftigt sein dürfen, ohne das Arbeitslosengeld bzw. die Notstandshilfe zu verlieren:
Zeitlich unbegrenzte Ausnahmen gelten für
– bereits mindestens 26 Wochen ausgeübte geringfügige Beschäftigungen vor Arbeitslosigkeit sowie
– Langzeitarbeitslose mit begünstigtem Behindertenstatus oder Behindertenpass.
Auf 26 Wochen begrenzte Ausnahmen gelten für
– Langzeitarbeitslose (ohne die vorgenannten Behinderungsnachweise) und
– bestimmte Langzeiterkrankte.
Die konkreten Folgen der Beschäftigung sollten vorab mit dem AMS durch den Dienstnehmer geklärt werden.
Mit 1. Jänner 2026 treten einige Änderungen in Hinblick auf die (geförderte) Altersteilzeit in Kraft.
So ist unter anderem vorgesehen, dass während der Altersteilzeit ausgeübte Nebenbeschäftigungen bei anderen Arbeitgebern (gleichgültig ob vollversichert oder geringfügig) im Regelfall dazu führen, dass der Arbeitgeber in den betreffenden Monaten kein Altersteilzeitgeld vom Arbeitsmarktservice (AMS) erhält. Diesfalls entfallen außerdem der Lohnausgleich und die gesicherte SV-Beitragsgrundlage.
Damit soll nach den Erläuterungen zur Regierungsvorlage verhindert werden, dass die durch eine „geförderte“ Altersteilzeit gewonnene Freizeit für bezahlte Erwerbstätigkeit bei einem anderen Arbeitgeber verwendet wird. Um diese Einschränkung der Zuverdienstmöglichkeiten kontrollieren und sanktionieren zu können, besteht ab 1. Jänner 2026 die Pflicht des Arbeitnehmers, jede zusätzliche Tätigkeit dem AMS unverzüglich zu melden.
Mögliche Ausnahmen:
Vom altersteilzeitspezifischen Nebenbeschäftigungsverbot sind nur jene Beschäftigungen ausgenommen, die der Arbeitnehmer bereits regelmäßig im Jahr vor Beginn der Altersteilzeit ausgeübt hat. Mit Regelmäßigkeit sind nach den Ausführungen in der Regierungsvorlage entgeltliche Tätigkeiten gemeint, die der konkrete Arbeitnehmer bereits im Jahr vor der Altersteilzeit ausgeübt hat. Dabei kann es sich um
– eine durchgehende parallele Beschäftigung neben einer vollversicherten Beschäftigung
– befristete Beschäftigungen, die bloß an Wochenenden oder wenige Wochen oder Monate (saisonale Beschäftigungen, Vortragstätigkeiten oder Nachhilfe in den Sommermonaten) im Jahr ausgeübt werden, handeln.
Welche Tätigkeiten dies betrifft, kann nur im Einzelfall an der konkreten Person und dessen Beschäftigungsverlauf festgemacht werden.
Das Nebenbeschäftigungsverbot gilt sowohl während kontinuierlicher als auch geblockter Altersteilzeiten. Für Altersteilzeitvereinbarungen, die bereits vor dem 1. Jänner 2026 zu laufen begonnen haben, sieht das Gesetz eine Übergangsregelung zur Beendigung einer unzulässigen Nebenbeschäftigung vor:
Altersteilzeitgeld gebührt diesfalls nur dann, wenn die Beschäftigung bei dem anderen Arbeitgeber bis zum 30. Juni 2026 beendet wird. Nach dem Wortlaut des Gesetzes ist dabei zu befürchten, dass bei einer nicht fristgerechten Beendigung das Altersteilzeitgeld (und sohin auch der Lohnausgleich und die begünstigte Behandlung in der Sozialversicherung) rückwirkend bereits ab dem 1. Jänner 2026 entfallen.
Prinzipiell liegt es in der Eigenverantwortung der in Altersteilzeit befindlichen Person, sich um die rechtzeitige Beendigung der unzulässigen Nebenbeschäftigung zu kümmern (z.B. durch Selbstkündigung oder durch eine mit dem anderen Arbeitgeber abgesprochene einvernehmliche Lösung).
KPS Tipp: Es empfiehlt sich allerdings aus betrieblicher Sicht (zur Vermeidung mühsamer Rückabwicklungen von bereits gewährten Lohnausgleichszahlungen bzw. abgeführten SV-Beiträgen), jene Arbeitnehmer, die sich mit Ende 2025 bereits in Altersteilzeit befinden, aktiv auf die Neuregelung hinzuweisen.
Gerne übermitteln wir Ihnen dazu einen Formulierungsvorschlag für die Information an die Arbeitnehmer in Altersteilzeit.