Was Unternehmen beim mobilen Arbeiten steuerlich unbedingt beachten sollten
Egal, wie wir als Unternehmer zum Thema Homeoffice stehen – wir müssen uns damit auseinandersetzen. Ob als flexible Zusatzoption oder fester Bestandteil der Arbeitsorganisation: Mobiles Arbeiten ist Realität. Doch mit der Freiheit kommen neben arbeits- auch abgabenrechtliche Verpflichtungen, die leicht übersehen und teuer werden.
Wir empfehlen den Abschluss schriftlicher Homeofficevereinbarungen, um klare Regelungen (z.B. zur Anzahl der Homeofficetage und Kostentragung) zu treffen und auch Kündigungsmöglichkeiten der Vereinbarung festzulegen.
- Betriebsstätte im Ausland?
Arbeitet ein:e Mitarbeiter:in regelmäßig aus dem Ausland (z. B. aus dem Ferienhaus in Italien oder der Airbnb Wohnung auf Mallorca), kann das unbemerkt zur lohn- und ertragsteuerlichen Betriebsstätte im Ausland führen. Die Folge: Lohnsteuerpflicht des Dienstnehmers sowie Einkommen- oder Körperschaftsteuerpflicht des Arbeitsgebers mit Registrierungspflichten und Erklärungspflichten des Arbeitgebers– auch für Unternehmen ohne feste Niederlassung im Ausland. - Lohnabgaben: Was zählt als Homeoffice?
Fehlen klare Homeoffice-Vereinbarungen, kann es bei Lohnabgabenprüfungen kritisch werden. Dabei werden folgende Fragen gestellt:
– Wo ist der Dienstort (im Aus- oder doch im Inland)?
– Welche Zahlungen gelten als steuerpflichtiger Sachbezug?
– Wie sind Arbeitsmittel oder Internetzuschüsse des Arbeitgebers zu behandeln?Schon kleinere Fehler können oft zu empfindlichen Nachforderungen bei Sozialversicherungen, Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag, Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag, Kommunalsteuer und Nebenansprüchen führen. - Arbeitszimmer & Kostenersatz richtig behandeln
Nur wenige Homeoffices erfüllen die Voraussetzungen für ein durch den Dienstnehmer steuerlich absetzbares Arbeitszimmer. Falls kein steuerlich absetzbares Arbeitszimmer besteht, können maximal EUR 300 p.a. (EUR 3 pro Homeofficetag) abgesetzt werden. Davon abgezogen wird das vom Arbeitgeber lohnabgabenfrei bezahlte Telearbeitspauschale.
Zahlungen des Dienstgebers für Strom und Miete sind lohnabgabenpflichtig, wenn Sie den Betrag iHv EUR 3 pro Tag (EUR 300 p.a.) übersteigen. Der Dienstnehmer kann die von ihm verausgabten Kosten für das Arbeitszimmer nur absetzen, wenn es sich um ein steuerlich absetzbares Arbeitszimmer handelt. Zusätzlich kann er Werbungskosten für digitale Arbeitsmittel und ergonomisch geeignetes Mobiliar absetzen.
- Sozialversicherung – international ein Minenfeld
Wird ein Mitarbeiter regelmäßig im Ausland tätig, kann das zur Sozialversicherungspflicht im Ausland führen. Wird 25% der Erwerbsarbeit -am ausländischen Wohnort in der EU verrichtet, liegt grundsätzlich Sozialversicherungspflicht im Wohnsitzstaat vor – und dies kann neue Meldepflichten für das Unternehmen auslösen. Bei ausschließlicher grenzüberschreitender Telearbeit können im Verhältnis zu manchen EU-Staaten, der Schweiz, Liechtenstein und Norwegen höhere Werte (bis 50%) gelten. - Geschäftsführer im Homeoffice?
Geschäftsführer:innen, die remote arbeiten – sei es im Inland oder grenzüberschreitend – bergen auf Grund ihrer Entscheidungskompetenz ein besonders abgabenrechtliches Konfliktpotenzial – Stichworte dazu sind Doppelbesteuerung, beschränkte Steuerpflicht oder verdeckte Betriebsstätten.
Unser Fazit:
Mobilität ist kein steuerfreier Raum. Wer moderne Arbeitsmodelle zulässt, muss auch abgabenrechtlich mitdenken – sonst wird aus der Flexibilität eine Falle.
Wir begleiten Unternehmen bei der rechtssicheren Umsetzung moderner Arbeitsmodelle – mit steuerlicher Expertise, internationalem Weitblick und einem klaren Fokus auf praktikable Lösungen.
KPS Steuerberatung I Wirtschaftsprüfung GmbH
1010 Wien I Guntramsdorf
office@kps-partner.at
www.kps-partner.at
*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Alle Bezeichnungen gelten für alle Geschlechter.