Arbeitsaufzeichnungen
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, in jeder Betriebsstätte und für jeden Mitarbeiter Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Es müssen grundsätzlich Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie die Lage der täglichen Arbeitspausen (z.B. Mittagspausen) aufgezeichnet werden.
Hier finden Sie weitere Tipps zur Vermeidung von Risiken in der Lohnverrechnung.
Lesen Sie mehr zum Thema Freie Dienstverträge und Werkverträge.
Zusätzlich sind folgende Daten und Zeiten zu erfassen:
- Beginn und Dauer eines Durchrechnungszeitraumes (Gleitzeit)
- Salden von Arbeitssunden
- Nachtarbeit
- Überstunden
- Feiertagsstunden
- Ruhezeiten
- Urlaube
- Krankenstände
- Freie Tage (z.B. Zeitausgleich, Übersiedlungstage)
Erfolgt die Zeitaufzeichnung durch die Arbeitnehmer, ist der Arbeitgeber zur Überwachung und Kontrolle verpflichtet. Der Arbeitgeber ist auch für die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeitbestimmungen verantwortlich (z.B. Einhaltung der Höchstgrenzen der Arbeitszeit sowie der Ruhezeiten)
Dienst- und Einsatzpläne sind keine ausreichenden Arbeitszeitaufzeichnungen, da diese nur die geplante, aber nicht die tatsächliche Arbeitszeit ausweisen.
Hier finden Sie eine Vorlage für Arbeitszeitaufzeichnungen.
Arbeitsinspektorat und Strafbestimmungen
Bei Gesetzesverstößen (z.B. Fehlen von Arbeitszeitaufzeichnungen und Überschreitung der Höchstgrenzen der täglichen oder wöchentlichen Arbeitszeit) beträgt der Strafrahmen pro Arbeitnehmer zwischen EUR 72 und EUR 1.815.
Sind die Arbeitszeitaufzeichnungen mangelhaft, kann es bei Abgabenprüfungen zur nachträglichen Steuerpflicht von grundsätzlich steuerfreien Zuschlägen wie z.B. für Überstunden und Nachtarbeit kommen. Der Prüfer darf auch ein Schätzverfahren anwenden.
Verfallsfristen und Aufbewahrungsplicht
Ist wegen Fehlen von Arbeitszeitaufzeichnungen oder durch Aufzeichnungsmängel die Feststellung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit unzumutbar, werden die Verfallsfristen gehemmt. Verfall bedeutet, dass das Recht (z.B. auf Abgeltung der Überstunden) als solches untergeht und vollständig erlischt. Verfallsfristen sind meist im Kollektivvertrag geregelte kurze Fristen (idR 3 bis 6 Monate).
Die Arbeitszeitaufzeichnungen sind 7 Jahre aufzubewahren und dem Arbeitsinspektorat und auch bei Abgabenprüfungen vorzulegen.
TIPP
Lassen Sie zu Beweiszwecken die Arbeitszeit- und Urlaubsaufzeichnungen unbedingt vom Dienstnehmer unterschreiben.
2. Privatnutzung Firmen-PKW
Halber Sachbezug
Wird einem Mitarbeiter ein Firmenfahrzeug zur Privatnutzung zur Verfügung gestellt, dann liegt ein Vorteil aus dem Dienstverhältnis vor, und es ist ein Sachbezug anzusetzen.
- Jährlich nicht mehr als 6.000 Privatkilometer
- Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches
Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind Privatfahrten! Die Lohnabgabenprüfer prüfen Fahrtbücher sehr genau und stimmen diese mit den Kilometerständen auf den Servicerechnungen ab.
Abgabennachzahlungen wegen der Umwandlung auf einen vollen Sachbezug führen zu erheblichen Nachzahlungen im Bereich der Sozialversicherung, Lohnsteuer und der Lohnnebenkosten (Dienstgeberbeitrag, Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag und Kommunalsteuer).
Ausschluss der Privatnutzung
Besteht eine schriftliche Vereinbarung über ein Privatfahrverbot, dann ist die Einhaltung vom Arbeitgeber zu überprüfen und zu dokumentieren (insbes. durch ein Fahrtenbuch).
TIPP
Um bei einer Abgabenprüfung negative Überraschungen zu vermeiden, sollten die Fahrtenbücher regelmäßig kontrolliert werden. Wird die Jahresgrenze der Privatkilometer überschritten, dann ist der volle Sachbezug anzusetzen. Der Dienstnehmer kann nach § 240 Abs. 3 Bundesabgabenordnung einen Antrag auf Rückerstattung zu hoher Lohnsteuern an das Finanzamt stellen, wenn er mit der Versteuerung des vollen Sachbezuges nicht einverstanden ist.
Diäten und Kilometergelder
Es ist im ersten Schritt zu prüfen, ob die Voraussetzungen für die Abgabenfreiheit gemäß lohngestaltender Vorschrift (zumeist dem Kollektivvertrag) vorliegen.
Weitere Voraussetzung für die Steuerfreiheit von Diäten über einen längeren Zeitraum ist, dass der Dienstnehmer eine bestimmte Tätigkeit ausüben muss, welche im Einkommensteuergesetz abschließend angeführt sind (z.B. Außendienst, Fahrtätigkeit, Baustellen- und Montagetätigkeit).
Es darf sich auch um keine Gehaltsumwandlung handeln.
Führung von Reisekostenaufzeichnungen
Reisekostenaufzeichnungen und Fahrtenbücher sind ordnungsgemäß und zeitnah nach der Dienstreise zu erstellen. Auf unserer Homepage finden Sie eine Vorlage für Reisekostenabrechnungen.
Angaben Reisekostenaufzeichnung
- Name des Arbeitnehmers
- Abreise- und Ankunftsdatum
- Exakte Angabe des Abreise- und Ankunftszeitpunkts (Uhrzeit)
- Bei Auslandsdienstreisen exakte Zeitangabe der Grenzübertritte, bei Flugreisen Abflug- und Landungszeitpunkt
- Zweck der Dienstreise
- Angabe des Reiseweges
- Sonstige Anmerkungen (Kürzung der Tagesdiäten wegen bezahlten Arbeitsessen)Bezahlte Arbeitsessen kürzen den Anspruch von Tagesdiäten (im Inland pro bezahltem Essen Kürzung um € 13,20).
Belege wie z.B. Hotelrechnungen sind im Original der Reisekostenabrechnung (auch wegen des Vorsteuerabzuges) beizulegen.
Kilometergeld
Bei Bezahlung von Kilometergeldern ist unter anderem zu beachten, dass mit dem Kilometergeld sämtliche KfZ-Kosten wie zum Beispiel auch Park- und Mautkosten abgedeckt sind. Werden diese Beträge zusätzlich zum amtlichen Kilometergeld ausbezahlt, liegt ein abgabenpflichtiger Bezug vor.
Werden nur fallweise Dienstreisen unternommen, braucht das Fahrtenbuch nicht fortlaufend, sondern nur anlässlich einer Dienstreise geführt werden.