Digitale Eingangsrechnungskontrolle

Rechnungen digital prüfen.
Freigaben automatisieren.
Fehler vermeiden.

Papierbelege, langwierige Freigabeprozesse, unklare Zuständigkeiten?
Das geht besser.

Mit einer digitalen Eingangsrechnungskontrolle bringen Sie Tempo, Struktur und Transparenz in Ihre Buchhaltungsabläufe. Ob KMU oder Steuerberatungskanzlei: Wir unterstützen Sie bei der Einführung eines klaren, digital gesteuerten Prozesses – auf Wunsch inklusive Integration in BMD, Microsoft 365 oder Ihre bestehende Infrastruktur.

Schnellere Freigaben

Rechnungen durchlaufen klar definierte digitale Freigabewege. Keine E-Mail-Ketten, kein händisches Weiterleiten.

Mehr Transparenz und Kontrolle

Jeder Schritt ist nachvollziehbar dokumentiert. Sie wissen jederzeit, wo eine Rechnung gerade steht.

Fehlervermeidung durch Automatisierung

Medienbrüche, manuelle Tippfehler und verloren gegangene Belege gehören der Vergangenheit an.

Revisionssicher und DSGVO-konform

Die digitale Eingangsrechnungskontrolle erfüllt alle Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Datenschutz.

Perfekte Ergänzung zu Ihrer Buchhaltung

Wir binden die Lösung direkt an BMD, SharePoint oder andere Systeme an – ohne Insellösungen.

Digitale Erfassung und Freigabe von Eingangsrechnungen

Effiziente und automatisierte Erfassung Ihrer Eingangsrechnungen, Freigabe-Workflows, individuelle Freigabemöglichkeiten

2-Faktor-Authentifizierung

Mittels 2-Faktor-Authentifizierung werden Ihre Daten gemäß den geltenden hohen Sicherheitsstandards geschützt

Protokollierung & Dokumentation

Vollständige Protokollierung aller Schritte, Prüfung einzelner Freigaben und Zuständigkeiten sowie Nachvollziehbarkeit

Anbindung an Buchhaltungssoftware (BMD)

Direkte Weiterverarbeitung der Belege im Rahmen der Buchhaltung (BMD NTCS oder myKPSonline)

Kostenrechnung

Einbindung Kostenrechnung – Kostenstellen und Kostenträger

Anbindung Zahlungsverkehr

Weiterverarbeitung via Schnittstelle im Zahlungsverkehr

Übersicht Status

Gesamtüberblick und Workflowstatus aller Rechnungen

Workflows

Mehrstufige Prüf- und Genehmigungsworkflows auf Basis Ihrer Wünsche, individuelle Umsetzung

Typische Anwendungsbeispiele

Eingangsrechnungen werden automatisch erkannt und dem richtigen Freigabepfad zugeordnet
Betragsgrenzen steuern automatisch, wer eine Rechnung freigeben muss – z. B. Teamleitung bis 1.000 €, Geschäftsführung ab 5.000 €
Erinnerungen bei ausstehenden Freigaben
Mobile Freigabe über App oder Web
Zentrale Dokumentation aller Prüfschritte zur Vorbereitung für die Buchung oder Weitergabe an die Steuerberatung
Rechnungen werden automatisch an das zuständige Projekt oder die Kostenstelle zugeordnet
Eingangsrechnungen mit fehlenden Pflichtangaben werden automatisch erkannt und zur Korrektur markiert
Automatische Vorbelegung von Buchungsvorschlägen basierend auf Lieferant, Betrag und Kategorie
Eskalationsstufen bei verspäteten Freigaben (z. B. automatische Info an die nächsthöhere Instanz)
Anbindung an digitale Archivierungssysteme zur revisionssicheren Ablage

Der Ablauf in der Zusammenarbeit mit uns

01

Kostenlose Erstberatung & Prozessanalyse

Wir analysieren gemeinsam Ihren aktuellen Rechnungsfreigabeprozess und ermitteln Potenziale.

02

Konzept & Umsetzung

Auf Basis Ihrer Struktur entwickeln wir einen automatisierten Workflow mit klaren Freigabelogiken.

03

Technische Einrichtung & Integration

Wir richten die Prozesse ein, binden Ihre Systeme an (z. B. BMD, Microsoft 365, SharePoint) und begleiten Sie durch die Implementierung.

04

Schulung & Go-Live

Ihre Mitarbeitenden werden gezielt geschult. Wir sorgen dafür, dass alles reibungslos läuft.

05

Begleitung & Weiterentwicklung

Auch nach der Einführung sind wir für Sie da – mit Support, Updates und Optimierungen.

Warum KPS?

Wir kennen die Anforderungen von Steuerberatung, Buchhaltung und Unternehmenspraxis.

Wir setzen nicht auf Standardlösungen, sondern auf anpassbare, praxistaugliche Prozesse.

Wir begleiten Sie von der Analyse bis zur laufenden Verbesserung.

Für wen ist die digitale Eingangsrechnungskontrolle geeignet?

Klein- und Mittelbetriebe, die ihren Verwaltungsaufwand reduzieren wollen
Steuerberatungskanzleien, die eigene Prozesse oder jene ihrer Klienten digitalisieren wollen
Unternehmen mit mehreren Abteilungen und Freigabestrukturen
Organisationen mit Homeoffice-Regelung, die ortsunabhängige Prozesse brauchen
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