KPS Digital Briefing Podcast: Robotic Process Automation (RPA) – Digitale Assistenten für Ihr Team

Die 9te Folge unseres Podcast Formats KPS Digital Briefing ist online!

Diesmal geht es darum wie durch den Einsatz Digitaler Assistenten viele Mitarbeiter*Innen im Unternehmen entlastet werden können.

„Es soll mehr Zeit in die Analyse der Daten als in die reine Bereitstellung der Daten fließen.“ (A. Schmelzer)

RPA-Pionier Andreas Schmelzer (CEO AKOA Austria) und Gastgeber Christoph Radon (KPS Unternehmensberatung) im Gespräch zum Thema der Stunde! Wie können Prozesse möglichst einfach automatisiert werden?

Einblicke in eine neue Art des Arbeitens.

Digitale Assistenten werden in Zukunft eine genauso selbstverständliche Rolle spielen, wie bereits verinnerlichte Werkzeuge im Büroalltag (vergl. Excel, PowerPoint, Word…). Es geht um das Automatisieren immer gleichbleibender und wiederkehrender Prozess-Schritte, mit welchen sich nicht unbedingt Personen beschäftigen müssen.
Durch die Aufwertung von Jobs mit Digitalen Assistenten wird es auch im Recruiting einfacher werden qualifizierte Mitarbeiter*Innen für das Unternehmen zu gewinnen. Zeit sich mit dem Thema auseinander zu setzen!

Worum geht’s und wie können Unternehmen und Mitarbeiter*innen profitieren?

  • In vielen Bereichen von Unternehmen jeglicher Größe können wiederkehrende, gleichbleibende Prozesse und Tätigkeiten identifiziert werden und sind heutzutage meist auch rasch mit Softwarelösungen zu automatisieren! Dadurch werden Kapazitäten frei und auch Überstunden und Doppelbelastungen vermieden.
  • MitarbeiterInnen werden nicht ersetzt, sondern die Aufgabenqualität und die Arbeitsplatzqualität steigt durch den Einsatz eines Digitalen Assistenten.
  • Es kommt zu nachhaltigen Verbesserungen durch Fehlerreduktion bei monotonen Aufgaben.

Was kann RPA (Robotic Prozess Automation) leisten

  • Ein Digitaler Assistent kann alles lernen was am PC erledigt werden kann.
  • RPA ist eine niederschwellige Lösung, die überall funktioniert und wiederkehrende Prozesse am Computer durcharbeitet, Inhalte erkennt, überprüft und weiter verarbeitet – je nach Bedarf!
  • Jegliche Bereiche im Unternehmen sind geeignet: von den Finanzen bis hin zum Kundenservice und HR!

Der Ideale Fall:
Ich lasse den Digitalen Assistenten über Nacht arbeiten (Bspw. relevante Daten aus Systemen entnehmen in einem zweiten Programm passende Inhalte nachschlagen und mit dem Ergebnis Emails generieren.) – und am nächsten Tag kann ich dann mit den fix fertig aufbereitetet Daten losarbeiten

Wann weiß ich, ob ich in meinem Unternehmen RPA benötige?

  • Immer dort, wo man monotone Prozesse beschleunigen und repetitive Routineaufgaben abgeben möchte macht der Einsatz von RPA Sinn.
  • Oft helfen Fragen: “Was geht uns am meisten auf die Nerven, was frisst am meisten Zeit und welche Tätigkeiten, Prozesse, Daten brauchen wir unbedingt, jedoch kann uns dabei auch ein Digitaler Assistent helfen?

Was sind die Hürden am Weg zum RPA

  • Das Unwissen darüber, was alles automatisiert werden kann. Man muss Prozesse identifizieren, die man aber oft gern verdrängt – aber genau hier legt das Potential.
  • Scheu vor „großen IT Projekten“: Zu starker Einschnitt in das „gewachsene“ System: RPA kann auch eine Zwischenlösung am Weg zu neuen vereinfachten Prozessen bieten.
  • Wie arbeite ich damit? Zahlt sich der Einsatz aus oder ist RPA zu teuer? Neue Verrechnungsmodelle machen es möglich tageweise einen Digitalen Assistenten zu nutzen.
RPA-Projekte können oft auch sehr rasch umgesetzt werden!
  1. Soll – Prozesse definieren
  2. Auswahl, welches RPA – Tool am besten passt
  3. Assistenten anlernen
  4. Testlauf
  5. Erster Tag des Digitalen Assistenten im „Live-Betrieb“

Auf den Punkt gebracht

Die wichtigste Frage am Weg zur internen RPA ist also: „Was soll gelöst werden?“- dann erst kommt die Frage nach der nötigen und bestgeeigneten Technologie.

Hier gibts den ganzen Podcast zum Nachhören.

Was wir für Sie tun können:

Gerne helfen wir Ihnen bei der Identifizierung von in Ihrem Betrieb automatisierbaren Prozessen.
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Mag. (FH) Christoph Radon

Unternehmensberater
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