Die Wichtigkeit von Drittbestätigungen im Rahmen der Abschlussprüfung

Drittbestätigungen, wie Saldenbestätigungen, Rechtsanwaltsauskünfte, Bankbriefe und warum sie so wichtig sind

Die Abschlussprüfung – Existenz, Richtige Bewertung und Prüfungsnachweise

Ziel einer Abschlussprüfung ist u.a. der Nachweis, dass die im Jahresabschluss ausgewiesenen Vermögenswerte und Schulden existieren und richtig – d.h. gemäß dem zugrundeliegenden Regelwerk (z.B. UGB, IFRS) – bewertet sind.

Der Abschlussprüfer versucht durch geeignete Prüfungshandlungen sogenannte Prüfungsnachweise zu erhalten. Diese können z.B. darin bestehen, die Existenz von körperlichen Vermögenswerten wie Sachanlagevermögen oder Vorräten durch eigene Augenscheinnahme zu bestätigen.

Nachweise Körperlicher Vermögenswerte

Wenn Vorräte einen wesentlichen Bestandteil der Aktiva bilden, dann muss sich der Abschlussprüfer durch beobachtende Teilnahme an der Inventur von deren Existenz vergewissern

Auch beim Bargeldbestand, -wieder ein körperlicher Vermögenswert-, wird der Abschlussprüfer, sofern er es wegen dessen Größe für angebracht hält, möglicherweise eine körperliche Bestandsaufnahme in seinem Beisein durchführen lassen. Der Barbestand wird vor seinen Augen gezählt und summiert (der sog. „Kassasturz“).

Nachweise nicht körperlicher Vermögenswerte – Saldenbestätigungen

Im Bereich der Forderungen – es handelt sich um nicht körperliche Vermögenswerte – sind andere Nachweise erforderlich. Gemäß den aktuellen Prüfungsstandards sind für Forderungen Saldenbestätigungen von den Schuldnern anzufordern (das gilt übrigens gegengleich auch bei den Verbindlichkeiten, wo die Gläubiger angeschrieben werden).

Dies geschieht idR wie folgt:

  • Der Abschlussprüfer wählt aus den Debitorensalden mittels Stichprobe eine bestimmte Anzahl von Kunden aus, die vom Unternehmen anzuschreiben und um Bestätigung des Saldos an den Abschlussprüfer zu ersuchen sind. Der Versand dieser Anschreiben sowie die Antwort darauf erfolgt heutzutage idR per E-Mail. Werden die Bestätigungsersuchen per E-Mail vom Unternehmen versandt, so lässt sich der Prüfer in cc: setzen, damit er nachvollziehen kann, dass die Bestätigungsersuchen auch tatsächlich versandt wurden.
  • Die Saldenbestätigung selbst muss vom Kunden direkt an den Abschlussprüfer erfolgen, damit dieser sicher sein kann, eine Bestätigung vom tatsächlichen Schuldner zu erhalten.
  • Saldenbestätigungen gehören zu den Drittbestätigungen, die im Rahmen der Abschlussprüfung eingesetzt werden, weil sie auf effiziente Weise Prüfungsnachweise liefern.
Weitere Drittbestätigungen
-Rechtsanwaltsauskünfte

Weitere Drittbestätigungen umfassen z.B. Rechtsanwaltsauskünfte. Dabei werden die das Unternehmen rechtsfreundlich vertretenden Anwälte um Auskünfte zu Prozessen ersucht, die vom oder gegen das Unternehmen geführt werden, einschließlich einer Einschätzung von Erfolgschancen, oder etwa um Auskünfte zu gesellschaftsrechtlichen Maßnahmen, von denen das Unternehmen im Berichtsjahr betroffen war. Rechtsanwaltsauskünfte sollen dem Abschlussprüfer z.B. erlauben, die Einschätzung des Managements hinsichtlich der erforderlichen finanziellen Vorsorgen für Prozesse zu plausibilisieren.

-Bankbestätigungen

Besonders wichtig im Hinblick auf die liquiden Mittel eines Unternehmens sind auch die Bankbestätigungen. Bei diesen werden nach einem standardisierten Muster von den kontoführenden Banken Kontostände, eingeräumte Kredite, Konditionen, übernommene Haftungen, Garantien, gegebene Sicherheiten für Kredite, Zeichnungsberechtigungen auf Konten, und viele weitere Details abgefragt.

Damit wird dem Abschlussprüfer eine Kontrolle der Vollständigkeit und Richtigkeit der im Jahresabschluss erfassten Beträge zu Bankguthaben/Bankverbindlichkeiten und im Anhang offenzulegenden Informationen ermöglicht.

Damit diese Informationen für den Prüfer auch einen validen Prüfungsnachweis darstellen können, ist es erforderlich, dass er diese Informationen auf direktem Weg (von der Bank zum Abschlussprüfer) und nicht über das geprüfte Unternehmen erhält. Im Bereich der Bankbestätigungen ist nach wie vor der Versand mittels Briefpost üblich, die Bestätigung liegt somit physisch vor.

“Ich hoffe, ich konnte Ihnen hiermit einen kleinen Eindruck von der Wichtigkeit von Saldenbestätigungen bzw. Drittbestätigungen generell vermitteln.”

Robert Pieslinger, KPS Partner und GF KPS Wirtschaftsprüfung

Fazit

Sollten Sie im Rahmen der Abschlussprüfung eines Ihrer Lieferanten oder Kunden um eine Saldenbestätigung ersucht werden, so zögern Sie bitte nicht, und schicken Sie die Bestätigung an den Abschlussprüfer. Er weiß einen hohen Rücklauf sehr zu schätzen. (Jedes unbeantwortete Bestätigungsersuchen hat zur Folge, dass der Abschlussprüfer weitere Prüfungshandlungen setzen muss, um zu Prüfungsnachweisen zu gelangen)

Und für Sie selbst sollte eine regelmäßige Abstimmung der Salden mit Ihren Kunden und Lieferanten ohnehin ein Routinevorgang sein. Schließlich wollen Sie ja auch die Gewissheit, dass Ihre Salden in der eigenen Buchhaltung stimmen.

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