Arbeitsaufzeichnungen – wie lange müssen sie aufbewahrt werden?

Grundsätzliches zu Arbeitszeitaufzeichnungen

Arbeitszeitaufzeichnungen umfassen grundsätzlich den Anfangs- und Endzeitpunkt des Arbeitstages, die tägliche Arbeitszeit sowie die Pausen.

Jeder Arbeitgeber ist gesetzlich dazu verpflichtet, Arbeitsaufzeichnungen seiner Dienstnehmer in schriftlicher Form zu führen. Auch wenn er diese Aufgabe an seine Mitarbeiter delegiert, liegt die Verantwortung beim Dienstgeber.

Doch wie lange müssen diese Arbeitsaufzeichnungen eigentlich aufbewahrt werden?

Aufbewahrungpflichten von Arbeitszeitaufzeichnungen

Nach den arbeitsrechtlichen Bestimmungen müssen

  • Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten ein Jahr aufbewahrt werden.

Diese Frist ergibt sich aus der Verjährung der Verwaltungsstraftatbestände nach § 28 Abs 2 Z 7 AZG iVm § 31 Abs 2 VStG.

Darüber hinaus ist jedoch zu beachten, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen aus abgabenrechtlicher Sicht wesentlich länger aufbewahrt werden müssen:

  • für die Sozialversicherungsbeiträge beträgt die Frist drei oder fünf Jahre und
  • für Finanzamtsabgaben und die Kommunalsteuer grundsätzlich sieben Jahre.

Arbeitsaufzeichnungen sind daher jedenfalls sieben Jahre aufzubewahren.

Werden diese Fristen nicht eingehalten, muss der Arbeitgeber mit Geldstrafen und Nachzahlungen in Rechtsstreitigkeiten mit dem Arbeitnehmer oder in Abgabenprüfungen rechnen.

Sie wollen mehr über die Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen wissen?

Lesen Sie hier Tipps zur Vermeidung von Risiken in der Lohnverrechnung oder

kontaktieren Sie jederzeit das Personalmanagement Team für weitere Fragen.

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