Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnungen – wann ist die Umsatzsteuer abzuführen und wann dürfen Vorsteuern geltend gemacht werden?

In der Praxis ist es manchmal schwierig zu bewerten, wann die Umsatzsteuer abzuführen ist oder Vorsteuern geltend gemacht werden können. Mit nachfolgenden Ausführungen geben wir ihnen einen kurzen Überblick.

Anzahlungsrechnungen

Hier wird das Entgelt oder ein Teil des Entgeltes vor der Erbringung einer Lieferung oder Leistung entrichtet:

  • Die Umsatzsteuer ist mit der Umsatzsteuervoranmeldung des Monats abzuführen, in dem das Entgelt tatsächlich (kann vom Betrag der Anzahlungsrechnung abweichen) vereinnahmt wurde.
  • Die, in dem tatsächlich bezahltem Entgelt enthaltene Vorsteuer, ist in dem Monat in die Umsatzsteuervoranmeldung aufzunehmen, in dem das Entgelt bezahlt wurde. Eine nach § 11 UStG alle erforderlichen Rechnungsmerkmale enthaltende Rechnung ist weitere Voraussetzung.
  • Um die Entstehung einer Steuerschuld auf Grund der Rechnung zu verhindern, muss aus der vor Ausführung der Leistung erstellten Abrechnungsurkunde zweifelsfrei ersichtlich sein, dass über eine Voraus- oder Anzahlung abgerechnet wird. Wir empfehlen daher die Bezeichnung „Anzahlungsrechnung“ in die Rechnung aufzunehmen.

Teilrechnungen

Werden Entgelte für bereits teilweise erbrachte Lieferungen oder Leistungen (Teilabschnitte bei größeren Projekten) abgerechnet, dann gilt:

  • Die Umsatzsteuer ist mit der Umsatzsteuervoranmeldung des Monats abzuführen, in dem die (Teil-)Leistung erbracht wurde. Aus Praktikabilitätsgründen sieht § 19 Abs 2 Z 1 lit a UStG vor, dass sich der Zeitpunkt der Entstehung der Steuerschuld um einen Kalendermonat hinausschiebt, wenn die Rechnung über die Leistung erst nach Ablauf des Kalendermonats, in dem die Leistung erbracht wurde, gelegt wird.
  • Das Recht auf Vorsteuerabzug steht in dem Zeitpunkt zu, in dem
    • die Leistung erbracht und
    • eine ordnungsgemäße Rechnung (§ 11 UStG) ausgestellt worden ist.
  • Zusätzliche Voraussetzung für Istversteuerer (Unternehmer, der seine Umsätze nach vereinnahmten Entgelten versteuert) ist, dass die Zahlung geleistet wurde (Ausnahme: Überrechnung der Vorsteuer).

Schlussrechnung

Entgelt nach Erbringung der Lieferung oder Fertigstellung der erbrachten Leistung:

  • Die Umsatzsteuer ist mit der Umsatzsteuervoranmeldung des Monats abzuführen, in dem die Leistung erbracht wurde. Aus Praktikabilitätsgründen sieht § 19 Abs 2 Z 1 lit a UStG vor, dass sich der Zeitpunkt der Entstehung der Steuerschuld um einen Kalendermonat hinausschiebt, wenn die Rechnung über die Leistung erst nach Ablauf des Kalendermonats, in dem die Leistung erbracht wurde, gelegt wird.
  • Das Recht auf Vorsteuerabzug steht in dem Zeitpunkt zu, in dem
    • die Leistung erbracht und
    • eine ordnungsgemäße Rechnung (§ 11 UStG) ausgestellt worden ist.

Wird eine Schlussrechnung erteilt, so sind in ihr die vor Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über diese Anzahlungen Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis erteilt worden sind.

Beispiel für eine Schlussrechnung:
netto Ust 20% brutto
Endabrechnung € 100.000,00 € 20.000,00 € 120.000,00
Teilrechnungen
05.12.2019 -€ 10.000,00 -€ 2.000,00 -€ 12.000,00
05.01.2020 -€ 20.000,00 -€ 4.000,00 -€ 24.000,00
05.02.2020 -€ 20.000,00 -€ 4.000,00 -€ 24.000,00
Restforderung € 50.000,00 € 10.000,00 € 60.000,00

ACHTUNG! Nicht korrekt ausgestellte Schlussrechnungen können teuer werden:

  • Sind die vereinnahmten Teilentgelte nicht angeführt oder werden diese erst beim Zahlungsbetrag abgezogen, dann wird die Umsatzsteuer wegen des doppelten Ausweises in der Schlussrechnung nochmals geschuldet.
  • Verlust des Vorsteuerabzuges wegen offensichtlicher Unrichtigkeit, wenn auf der Schlussrechnung der Vorsteuerbetrag aus den Anzahlungs- oder Teilrechnungen nicht ersichtlich ist.
Beispiel für eine nicht korrekt ausgestellte Schlussrechnung:
Endabrechnung netto € 100.000,00
Umsatzsteuer 20% €  20.000,00
Gesamt € 120.000,00
– Anzahlungsrechnungen/Teilrechnungen gesamt -€ 60.000,00
Restforderung €  60.000,00

Übergang der Steuerschuld bei Bauleistungen

Erbringt ein Unternehmer, der üblicherweise Bauleistungen erbringt, an einen Unternehmer, der üblicherweise Bauleistungen erbringt (auch General- und Subunternehmer), eine Bauleistung und beide Unternehmen haben eine gültige UID Nummer, so geht die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger über. Es ist keine Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen. Die Rechnung muss aber den Vermerk „Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger gemäß § 19 Abs 1a UStG“ beinhalten.

Anzahlungsrechnungen aus einem anderen EU-Mitgliedsstaat

Hier wird kein innergemeinschaftlicher Erwerb gebucht, da dieser erst mit der Lieferung oder Leistung realisiert wird.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung und Überprüfung von Anzahlung-, Teil- und Schlussrechnungen.

Das Team Rechnungswesen ist für Sie da!

Lesen Sie hier mehr zum Thema Vorsteuerabzug oder zu Änderungen im Umsatzsteuergesetz.

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